7 Tips Mudah Melakukan Audit Stok Barang Key Highlights Audit stok barang adalah proses penting dalam perusahaan dagang untuk memastikan kesesuaian antara catatan pembukuan dan jumlah fisik persediaan barang di gudang. Tips melakukan audit stok barang yang efektif adalah melakukan perencanaan yang matang, menetapkan jadwal, membuat tim khusus, mengevaluasi stok gudang, dan menyusun laporan audit secara detail. Waktu yang tepat untuk melakukan audit stok barang tergantung pada kebutuhan perusahaan, tapi idealnya adalah pada akhir tahun, akhir bulan, serta menjelang dan setelah high season. Bagaimana cara melakukan audit stok barang pada gudang agar jumlah stok yang dimiliki sesuai dengan pembukuan? Ini dia 5 tips yang bisa Anda coba! Pemeriksaan stok barang penting dilakukan di setiap perusahaan, termasuk perusahaan dagang. Kegiatan pemeriksaan ini dilakukan untuk mengurangi risiko terjadinya selisih, kehilangan, mangantisipasi kemungkinan terjadinya kecurangan, dan memastikan bahwa setiap prosedur telah dilakukan sesuai standar perusahaan. Dengan melakukan audit, Anda juga lebih mudah untuk mengetahui kondisi persediaan barang, mana persediaan yang bergerak lambat (slow moving), persediaan yang telah usang atau tidak tren (obsulute), dan persediaan yang rusak (defective). Apa Itu Audit Stok Barang? Audit stok barang adalah proses pemeriksaan dan verifikasi persediaan serta kondisi barang yang ada di gudang perusahaan. Tujuan dari audit stok barang adalah untuk memastikan bahwa catatan pembukuan perusahaan sesuai dengan jumlah fisik barang yang sebenarnya, sehingga tidak terjadi salah perhitungan. Kapan Harus Melakukan Audit Stok Barang? Waktu yang tepat untuk melakukan audit stok barang bergantung pada kebutuhan manajemen dan kebijakan perusahaan. Namun, terdapat beberapa waktu ideal untuk melaksanakan audit stok barang, antara lain: Audit Akhir Tahun: Audit yang dilakukan pada akhir tahun biasanya disesuaikan dengan kebijakan laporan keuangan tahunan. Proses ini bertujuan untuk memastikan akurasi data sesuai dengan kondisi aktual dan persediaan barang. Setiap Akhir Bulan: Audit ini sangat cocok untuk perusahaan yang memiliki volume stok besar dan memerlukan catatan stok yang detail serta berkala. Sebelum dan Sesudah Musim Penjualan Tinggi: Selain itu, audit ini dilakukan untuk memastikan ketersediaan barang agar dapat memenuhi permintaan pasar dan mengevaluasi catatan barang keluar dan sisa persediaan di gudang. Baca juga: Contoh Laporan Gudang Stok Barang 7 Tips Mudah Melakukan Audit Stok Barang pada Perusahaan Dagang Untuk memudahkan proses audit, cobalah ikuti beberapa tips berikut ini. Melakukan Perencanaan Saat melakukan perencanaan, Anda bisa Menentukan jadwal audit yang sesuai dengan kebutuhan manajemen perusahaan, bisa secara kuartal atau akhir tahun. Setelah itu, Anda juga bisa menyiapkan daftar checklist poin untuk memastikan semua aspek aman. Anda juga perlu mengidentifikasi gudang yang memerlukan perhatian khusus, seperti barang yang sering mengalami selisih stok. Membuat Tim Khusus untuk Audit Stok Barang Agar audit stok barang berjalan dengan efektif, sebaiknya Anda membentuk tim audit yang terdiri dari staf gudang, keuangan, dan pengawas independen. Hal ini bertujuan agar setiap orang menjalankan tugasnya masing-masing tanpa perlu mengcover pekerjaan orang lain sehingga proses audit berjalan dengan efisien. Melakukan Stock Opname Stock opname adalah kegiatan penghitungan fisik persediaan, di mana hasil yang didapat akan dicocokan dalam pembukuan. Kegiatan ini biasanya dilakukan di gudang perusahaan, namun implementasinya dapat dilakukan di mana saja tergantung barang yang disimpan. Jika barang dapat dihitung secara fisik, stock opname bisa dilakukan, tapi jika tidak bisa, Anda cukup mengirim konfirmasi. Seharusnya jika perusahaan menggunakan bantuan aplikasi stok gudang dalam memantau barang di gudang, maka proses stock opname akan lebih mudah dan cepat. Observasi atas Hasil Stock Opname Setelah melakukan stock opname, cobalah lakukan observasi dari hasil penghitungan yang telah Anda lakukan. Untuk final check persediaan barang, Anda bisa melakukan akurasi matematika (penjumlahan dan perkalian). Coba cocokan quantity per book dengan kartu persediaan dan cocokan quantity per count dengan count sheet yang Anda miliki. Sebelum mengirim konfirmasi persediaan consignment out, cobalah cocokan total value dengan buku besar persediaan. Baca juga: Dokumen Stock Opname, Jangan Sampai Ketinggalan! Meninjau Ulang Persediaan Di tahap ini, cobalah lihat bagaimana keadaan persediaan barang yang Anda miliki dan bandingkan dengan persediaan sebelum audit. Periksa cut-off penjualan dan cut-off pembelian, serta cari tahu apakah ada barang-barang yang slow moving, defective, obsolute, atau hilang? Dalam proses ini, Anda juga harus memeriksa apakah ada persediaan yang menjadi jaminan atas utang kepada bank maupun pihak lainnya. Jika ini terjadi Anda harus segera mengambil tindakan dengan cepat untuk menghindari kerugian pada perusahaan. Menyusun Laporan Hasil Stock Opname Setelah melakukan semua hal di atas, kini saatnya Anda menyusun laporan dari hasil audit tersebut. Berdasarkan data yang Anda dapatkan, Anda dapat mengetahui apakah ada barang yang jumlahnya tidak sesuai dengan pembukuan. Lalu juga apakah ada barang yang sudah tidak layak jual, barang mana yang masih bisa dipakai, dan lain sebagainya. Saat melakukan audit, Anda harus menuliskan seluruh informasi dari hasil temuan Anda dalam laporan khusus. Dalam laporan ini, Anda juga bisa menuliskan saran, masukan, ataupun solusi untuk kepentingan perbaikan kedepannya. Baca juga: Contoh Laporan Stock Opname Barang Excel, Download Di Sini! Menyesuaikan Persediaan Dengan hasil laporan stock opname yang tersusun dengan rapi, Anda dapat lebih mudah melihat kondisi persediaan dan melakukan perbaikan atau penyesuaian sesuai masukan dalam laporan. Misalnya, Anda harus segera menghubungi pihak ketiga untuk melakukan pemesanan terhadap barang yang memiliki permintaan tinggi. Atau Anda harus menarik barang-barang tertentu karena kualitasnya sudah tidak layak jual. Di tahap ini, Anda harus melakukan penyesuaian berdasarkan kebijakan yang telah diterapkan perusahaan. Dalam melakukan audit barang pada perusahaan dagang, pastikan untuk mengikuti standar akuntansi keuangan yang belaku di Indonesia. Untuk memudahkan proses audit persediaan, Anda dapat memanfaatkan Mekari Jurnal! Dengan software akuntansi online Mekari Jurnal, Anda dapat melakukan stock opname lebih mudah dan cepat, di mana, data dan informasi dalam Mekari Jurnal akan terupdate secara realtime. Mekari Jurnal juga dapat membantu Anda melihat mana barang yang slow moving dan mana barang yang diminati pelanggan. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Mekari Jurnal sekarang! Itulah beberapa tips bagaimana cara Anda bisa melakukan proses audit stok barang di gudang. Semoga bermanfaat!
