4 Hambatan Pelaksanaan SOP: Gimana Cara Menghindarinya? SOP atau Standard Operating Procedure adalah kumpulan peraturan yang dibuat oleh perusahaan untuk karyawan. Kendati begitu, kendala operasional dan SOP seringkali menimbulkan permasalahan tertentu pada beberapa kasus di perusahaan. SOP berfungsi untuk memudahkan para karyawan perusahaan agar dapat bekerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing, serta mengetahui arah dan tujuan yang hendak dicapai perusahaan. Perusahaan yang sejak awal berdirinya sudah menerapkan SOP, akan lebih mudah dalam menanamkan kedisiplinan untuk mematuhi SOP yang sudah disusun dan disepakati bersama. Sedangkan, penyusunan dan pelaksanaan SOP di perusahaan yang sudah berjalan, memiliki tantangan yang menarik serta membutuhkan kerja keras untuk mengatasi hambatan dari berbagai karakter didalamnya. Dalam pelaksanaan SOP, ada beberapa hambatan yang biasa terjadi. Oleh sebab itu sangat penting menghindari hazard yang beresiko pada hal ini. Di bawah ini akan kita bahas satu per satu hambatan yang sering terjadi dalam pelaksanaan SOP. 1. Hambatan dalam Organisasi Hambatan ini biasanya muncul akibat problem-problem yang ada kaitannya dengan manajemen organisasi, misalnya gaya kepemimpinan, struktur organisasi yang terlalu gemuk, alur koordinasi yang terlalu panjang dan rumit, tradisi organisasi yang kurang kondusif, dan lain sebagainya. Seringkali terjadi friksi atas upaya sinkronisasi antara SOP yang berlaku pada unit kerja yang satu dan unit kerja yang lain. Tentunya kendala operasional dan SOP akan memakan waktu yang tidak sedikit. Namun, hambatan sekecil apa pun tetap perlu diperhitungkan dalam penyusunan SOP. 2. Hambatan Berbentuk Operasional Hambatan operasional muncul dari masalah semua operasional organisasi, problem operasional yang dimaksud bisa datang dari karakter konsumen, keterikatan organisasi dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, budaya organisasi, dan kedewasaan organisasi tersebut. Baca Juga: Manajemen Operasional: Strategi dan Fungsinya 3. Hambatan Lingkup Manajerial Hambatan manajerial disebabkan oleh adanya perbedaan pandangan dari beberapa anggota manajemen dalam penyusunan serta penerapan SOP dalam unit kerja dari masing-masing departemen. Perusahaan atau organisasi kecil, umumnya tidak mengalami hambatan manajerial yang terlalu signifikan. Sebaliknya, organisasi besar, tentu memiliki peluang hambatan yang lebih besar. Contoh yang terkait dengan hambatan manajerial organisasi dapat berupa ketidak jelasan visi, misi, kebijakan organisasi, aturan dan tata terbit, tidak adanya kontrol secara konsisten dan berkelanjutan, serta tidak adanya dukungan yang maksimal dari pihak-pihak terkait. 4. Hambatan Secara Personal Hambatan personal datangnya dari individu organisasi, karyawan, atau user yang tidak mau mendukung adanya SOP di dalam organisasi bahkan terang-terangan menyatakan penolakan. Adapun penolakan ini di antaranya bisa disebabkan karena karyawan yang bersangkutan belum paham secara benar tujuan dan manfaat adanya SOP dalam menjalankan organisasi. Seperti misalnya masih beranggapan bahwa adanya SOP justru mempersulit pekerjaan mereka, tidak adanya motivasi kuat dalam diri karyawan, dan lain sebagainya. Hambatan individu atau perseorangan merupakan hambatan paling dominan. Beberapa alasan yang muncul, salah satunya adalah tingkat pendidikan yang kurang memadai bisa menyebabkan seseorang lebih sulit untuk mengaplikasikan SOP. Dalam beberapa kasus ada juga yang justru merasa terganggu kepentingan pribadinya dengan mengaplikasikan SOP. Langkah-Langkah Menghindari Hambatan Dalam Pelaksanaan SOP Untuk menghindari berbagai kendala operasional dan SOP, di bawah ini adalah beberapa langkah yang harus Anda ikuti. 1. Adakan Riset Khusus Buatlah riset tentang keperluan peraturan perusahaan sebelum mengadakan penyusunan SOP. Hal ini dibuat agar SOP yang nantinya disahkan memang sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai dan tetap terlihat masuk akal bagi karyawan. 2. Komitmen Bersama Miliki komitmen bersama sebelum memulai penyusunan SOP, untuk menghindari adanya faktor ketidaksaamaan dan ketidaknyamanan ketika SOP dibuat hingga proses pelaksanaan. 3. Kenali Kompleksitas Individu dalam Satu Perusahaan Semakin kompleks individu di dalamnya maka penyusunan SOP tidak bisa dilakukan oleh perseorangan, namun harus melibatkan sebuah tim untuk mengambil data dan melakukan analisa. 4. SOP Mudah Dipahami Buatlah SOP yang ingin Anda tampilkan kepada seluruh karyawan agar mudah dipahami. Anda bisa memilih bentuk penyampaian SOP berupa narasi, diagram alur, gambar maupun video. 5. Diskusi Terbuka Adakan hal semacam ini kepada beberapa karyawan untuk mengetahui visi, misi, dan hambatan mereka terkait kinerja di perusahaan Anda 6. Lakukan Uji Coba Sebelum benar-benar melakukan pengesahan SOP, ada baiknya untuk Anda mengetahui dahulu sejauh mana efektivitas dari SOP tersebut. Mekari Jurnal untuk SOP Keuangan Bisnis Anda Setelah semua persiapan selesai, dan semua hambatan telah diminimalkan, maka pelaksaanaan SOP bisa segera diterapkan di segala bidang. Seperti yang terkait dengan sistem kinerja perusahaan, termasuk bagian keuangan. Apabila Anda adalah seseorang yang bekerja di bagian keuangan, pebisnis, atau manajemen di sebuah perusahaan dan sedang melakukan penyusunan standard operational procedure keuangan, maka ada baiknya simak ini secara lebih jelas. Umum penyusunan SOP keuangan yang dilakukan adalah terkait mekanisme pencatatan dan pelaporan keuangan yang harus dilakukan secara baik dan teratur. Apabila Anda sering kali mengalami persoalan tersebut, seperti terlalu rumit, berbelit-belit, dan tidak efisien, itu tandanya Anda butuh software akuntansi online sebagai penunjang operasional pekerjaan. Baca Juga: 5 Manfaat Menggunakan Software Berbasis Cloud Mekari Jurnal sebagai software akuntansi online berpengalaman, memiliki jasa pengelolaan akuntansi dan keuangan secara online yang dapat membantu perusahaan Anda untuk memiliki SOP yang baik di bidang keuangan secara mudah dan efisien. Dapatkan semua informasi penting tentang aplikasi inventory, ilmu terkait akuntansi, keuangan, bisnis, bahkan sampai UMKM melaui website dan sosial media Mekari Jurnal. Apabila informasi dan ilmu ini bermanfaat, jangan lupa balik lagi ke sini ya!
