Accounting Payable: Pengertian, Fungsi, dan Perbedaan Key Highlights Accounting payable adalah utang jangka pendek perusahaan atas pembelian barang atau jasa secara kredit. Accounting payable penting untuk dikelola dengan baik agar perusahaan dapat memahami dan memenuhi tanggung jawab keuangannya, menghindari penumpukan utang, dan menjaga hubungan baik dengan klien. Staf accounting payable memiliki tugas-tugas seperti berkoordinasi dengan berbagai divisi terkait pembelian, menganalisis dan mencatat kegiatan pembelian, melakukan pembayaran, serta membuat laporan pembelian. Ada beberapa jenis sistem pembayaran yang umum digunakan dalam pembayaran accounting payable, seperti Cash After Delivery (CAD), Cash Before Delivery (CBD), dan pembayaran dua tahap. Kualifikasi untuk staf accounting payable biasanya mencakup lulusan S1 Akuntansi, pengalaman di bidang terkait, kemampuan berbahasa Inggris, dan ketelitian yang tinggi. Accounting payable, apa artinya dalam dunia akuntansi? Pada dasarnya, account payable adalah salah satu istilah yang terdapat dalam ilmu akuntansi. Setiap pengguna ataupun seorang akuntan wajib memahami istilah ini agar mampu mengelola keuangan perusahaan menjadi lebih baik. Lantas apa itu accounting payable? Berikut ini adalah penjelasan lengkapnya di blog Mekari Jurnal. Apa Itu Accounting Payable? Jadi, account payable adalah salah istilah akuntansi yang merujuk pada kewajiban jangka pendek suatu perusahaan untuk membayar barang atau jasa yang telah dibeli secara kredit. Sederhananya, account payable adalah uang yang terutang oleh perusahaan kepada pihak lain karena perusahaan telah membeli sesuatu tetapi belum membayarnya. Account payable merupakan bagian dari kewajiban lancar (current liabilities) di neraca. Biasanya pencatatan keuangan account payable memiliki jangka waktu pendek, contohnya 30 hari atau 60 hari setelah barang/jasa diterima. Lebih jelasnya, jika bisnis Anda membeli bahan baku secara kredit dari supplier, maka jumlah yang harus dibayar akan tercatat sebagai account payable. Fungsi Accounting Payable dalam Akuntansi Accounting payable memiliki peranan yang penting untuk suatu perusahaan. Akun ini wajib selalu di cek secara teratur agar pihak perusahaan bisa mengetahui dan juga memahami tanggung jawab yang harus dilakukannya, yakni membayar dan juga melunasi sisa utang. Agar utang tidak menumpuk dan membuat beban perusahaan menjadi semakin tinggi serta mengalami kerugian, utang harus segera dilunasi saat barang sudah diterima. Selain bisa meringankan beban perusahaan, nantinya proses berbisnis dengan klien pun akan berjalan secara lancar. Namun, tak jarang banyak orang yang merasa kesulitan dalam mencatat accounting payable. Bila kesalahan yang terjadi sangat fatal, tentunya akan bisa membuat situasi menjadi buruk, dan bahkan mengalami kerugian. Di samping itu, hubungan yang terjalin dengan klien pun akan terganggu. Untuk bisa mengurangi pencatatan tersebut, maka perusahaan harus bisa menggunakan metode pencatatan yang lebih mudah. Baca juga: Contoh Penulisan Jurnal Pelunasan Piutang Tugas Accounting Payable Staf Biasanya, beberapa perusahaan ternama mempunyai staf khusus yang memiliki tanggung jawab mengelola account payable. Tapi untuk perusahaan kecil atau menengah umumnya pekerjaan ini menjadi tanggung jawab akuntan saja. Adapun tugas yang harus dilakukan oleh staf ini ada lima jenis, yaitu: Berkoordinasi dengan Bagian Supply Chain Seperti yang kita ketahui, kegiatan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan pihak luar tentu akan melibatkan banyak orang, seperti divisi penjualan, vendor, purchasing, produksi, dan juga pergudangan. Untuk itu, staf yang bertanggung jawab dalam hal ini harus mampu melakukan koordinasi dengan seluruh pihak tersebut secara tepat. Koordinasi wajib dilakukan agar kegiatan pembelian yang dilakukan sesuai dengan rencana. Selain itu, seorang staf accounting payable juga wajib memahami siklus supply chain agar mampu memastikan bahwa barang yang sudah dibeli perusahaan bisa tiba ditujuan dengan selamat. Analisa Kegiatan Pembelian Biasanya, kegiatan pembelian yang dilakukan sudah tercatat di dalam dokumen khusus. Tapi, terkadang tetap ada kesalahan kecil atau besar di dalam pencatatan dokumen tersebut. Hal ini dinilai wajar karena pekerjaan tersebut masih dilakukan oleh manusia. Untuk itu, seorang staf accounting payable harus selalu melakukan pengecekan dokumen agar tidak terjadi kesalahan yang merugikan banyak pihak. Pencatatan Kegiatan Pembelian Seorang staf accounting payable juga memiliki tanggung jawab dalam melakukan pencatatan pada seluruh kegiatan pembelian. Cara ini dilakukan agar mampu memverifikasi jika terjadi kesalahan antara data di dalam dokumen dengan fakta yang ada di lapangan. Pembayaran Pembelian yang Sudah Absah Ketika pembelian sudah ditetapkan dan vendor pun sudah menyetujui, maka seorang staf accounting payable harus melakukan pembayaran. Setidaknya ada tiga jenis pembayaran yang bisa dipilih, yaitu: Cash After Delivery (CAD), jenis pembayaran yang dilakukan ketika semua barang sudah dikirimkan oleh pihak vendor ke pihak perusahaan. Nantinya, pihak perusahaan akan langsung melakukan pembayaran secara tunai. Cash Before Delivery (CBD), seluruh pembayaran wajib dilunasi oleh perusahaan sebelum pihak vendor mengantarkan barang pesanan. Pembayaran dua tahap, pada tahap pertama, perusahaan akan melakukan pembayaran sebagai tanda jadi, setelah itu perusahaan akan melunasi pembayaran saat seluruh barang sudah dikirimkan oleh pihak vendor. Buat Laporan dan Neraca Pembelian Seorang staf account payable harus mencatat dan juga membuat laporan. Nantinya, laporan tersebut harus diserahkan oleh manajer atau supervisor. Koordinasi dengan staf-staf terkait Proses pembelian yang dilakukan perusahaan biasanya berkaitan dengan banyak pihak dari divisi marketing, purchasing, sales, storing, dan lainnya. Staf account payable harus melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk mengetahui akan keberadaan barang. Pengecekan terhadap aktivitas pembelian Setelah Purchase order disetujui, staf AP perlu mengecek kembali PO sebelum diteruskan ke purchasing. Dengan begitu, hal ini bisa meminimalisir terjadinya kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. Melakukan pencatatan dan pembayaran Staf AP bertanggung jawab untuk mencatat segala transaksi yang terjadi. Setelah itu, hal itu akan disimpan untuk urusan pembukuan dan pembayaran. Pembayaran dilakukan berdasarkan kesepakatan antara perusahaan serta vendor. Tanggung Jawab Staf Accounting Payable Selain beberapa tugas di atas, ada beberapa lagi tugas yang harus dilakukan oleh staf account payable, yakni: Melakukan pengawasan dan memastikan seluruh arus kas perusahaan sedang berada dalam posisi yang normal dan juga seimbang. Hal ini bisa diwujudkan dengan melakukan tugas yang paling awal, yakni melakukan koordinasi dengan pihak staf terkait. Melakukan pengarsipan pada seluruh dokumen yang berhubungan dengan pembelian yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Mereka juga harus melakukan pengecekan pada seluruh arsip secara rutin. Memastikan seluruh kegiatan pembelian mampu didokumentasikan dalam wujud laporan ataupun pencatatan. Melakukan tanggung jawab atas pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan. Mereka juga harus melakukan diskusi dan perjanjian dengan pihak vendor untuk memastikan bahwa sistem pembayaran yang dilakukan mampu menguntungkan setiap pihak yang terlibat. Membuat laporan pembelian yang sebelumnya sudah dilakukan oleh perusahaan dalam kurun waktu yang menjadi pertanggung jawaban pihak manajer ataupun supervisor. Biasanya, laporan ini dibuat dalam periode mingguan atau bulanan. Baca juga: Jenis Pelatihan dan Pengembangan SDM Kualifikasi Staf Accounting Payable Mereka yang dipilih untuk mengisi posisi staf account payable harus memiliki kualifikasi yang sesuai dengan job desc. Beberapa kualifikasi standar untuk posisi staf account payable adalah sebagai berikut: Lulusan S1 pada Program Akuntansi Mempunyai pengalaman pada bidang account payable minimal satu tahun. Mereka yang lulusan di bawah S1 diperkenankan untuk melakukan pendaftaran apabila sudah mempunyai pengalaman yang mumpuni. Mampu berkomunikasi dalam bahasa asing atau minimal bahasa Inggris. Mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi. Apa Perbedaan Accounting Payable (AP) dan Receivable (AR)? Account Receivable (AR) atau yang umumnya dikenal dengan sebutan piutang usaha adalah jumlah hak atas uang yang sudah diterima oleh perusahaan yang bersumber dari produk barang atau jasa yang diproduksi oleh perusahaan tersebut setelah terjual ke pembeli atau konsumen. Account Receivable (AR) juga bisa diartikan sebagai suatu pencatatan pembelian dari pihak lain, baik itu konsumen atau pelanggan, yang menjadi acuan dari pihak perusahaan dalam menerima dana dari mereka. Bentuk pencatatan transaksi yang ada adalah penagihan kepada pihak konsumen yang sudah berhutang pada pihak perusahaan ataupun pihak penjualan. Setiap konsumen atau pembeli ini bisa berasal dari berbagai kalangan, mulai dari perorangan, organisasi, ataupun perusahaan lainnya. Baca juga: Membuat Pembukuan Utang di Excel Account Receivable (AR) atau piutang usaha ini setidaknya memiliki tiga ciri khas utama, yaitu: Nilai Jatuh Tempo Nilai jatuh tempo adalah seluruh nilai transaksi utama yang sudah ditambah dengan bunga. Pembayaran dengan jenis jatuh tempo dalam kurun waktu tertentu ini akan melahirkan keuntungan yang disebut dengan bunga. Tanggal Jatuh Tempo Tanggal jatuh tempo adalah hari pembayaran yang mana pihak penjual, dalam hal ini perusahaan, harus melakukan penagihan yang wajib dibayar oleh pihak lain, dalam hal ini konsumen atau pihak pembeli. Bila nantinya terjadi keterlambatan dalam hal pembayaran, maka umumnya perusahaan penjual atau pihak penjual akan memberikan denda kepada pihak konsumen, sehingga jumlah penagihan yang harus dibayarkan pun menjadi meningkat daripada jumlah tagihan ketika tanggal jatuh tempo. Umur Jatuh Tempo Umur jatuh tempo dalam Account Receivable (AR) ataupun penagihan piutang umumnya terbagi menjadi 2, yakni bulanan dan juga harian. Piutang yang menggunakan sistem perhitungan bulanan seperti ini waktu jatuh tempo penagihannya akan dilakukan dengan tanggal yang sama pada saat terjadinya piutang pada bulan berikutnya. Misalnya saja penagihan yang dilakukan pada tanggal 10 Juli maka piutang selanjutnya akan terjadi pada tanggal 10 Agustus untuk kemudian akan ditagih pada tanggal yang sama pada setiap bulan selanjutnya. Baca juga: Tips Manajemen Piutang Kelola Accounting Payable dengan Software Mekari Jurnal Demikianlah penjelasan dari kami tentang account payable, peran pentingnya dalam suatu perusahaan dan juga perbedaannya dengan account receivable di dalam dunia akuntansi. Semoga seluruh penjelasan diatas mampu memberikan pengetahuan yang mendalam dan menjadi manfaat untuk Anda yang baru ingin menjalankan suatu perusahan atau bisnis agar dikemudian hari tidak terjadi kendala dalam berbagai urusan utang-piutang dengan klien. Mengutip Forbes, otomasi account payable dengan software meningkatkan efisiensi arus keuangan perusahaan. Untuk mempermudah implementasinya, accounting software seperti Mekari Jurnal dapat menjadi solusi yang efektif. Aplikasi akuntansi android dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan Mekari Jurnal adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis. Dengan menggunakan Mekari Jurnal, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya. Nikmati kesempatan free trial aplikasi catatan keuangan Mekari Jurnal selama 14 hari sekarang! Sekian untuk artikel account payable, semoga bermanfaat.
