- Purchase Order adalah dokumen untuk memesan barang atau jasa dari penjual dan dapat menjadi kontrak awal sebelum transaksi terjadi
- Fungsi dari PO untuk menghindari kesalahan produk yang dipesan, jumlah kuantitas, dan biayanya. Selain itu juga untuk mendukung pencatatan yang akurat dan menyederhanakan proses inventaris
- Sekilas memang sama, namun purchase order (PO) dan purchase requisition (PR) merupakan dokumen yang berbeda karena PR bersifat mengikat secara hukum
Penjelasan tentang apa itu arti PO atau purchase order adalah seperti apa, fungsi dan tujuan penggunaan dari dokumen ini, serta beberapa contoh terkait purchase order (PO) yang akan disajikan oleh blog Mekari Jurnal.
Seiring dengan meningkatnya permintaan produk, proses bisnis pun menjadi semakin kompleks.
Jika dulu Anda bisa dengan mudah memesan material dari supplier melalui email atau telepon, kini penyuplaian mulai sulit dikelola.
Purchase order (PO) atau disebut juga dengan pesanan pembelian adalah dokumen yang dibuat untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli.
Selain itu, dokumen ini juga dapat membantu bisnis Anda memastikan bahwa setiap pembelanjaan yang dilakukan sesuai dengan anggaran bisnis Anda.
Apa itu Purchase Order (PO)?
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, purchase order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual.
Artinya, PO juga digunakan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.
Dokumen ini memuat informasi tentang detail pesanan kebutuhan pembeli seperti jenis barang, kuantitas, harga, dan nomor atau tanggal.
Semakin spesifik pesanan, maka semakin banyak juga rincian yang disertakan dan itu akan membuat kegiatan pemesanan pembelian lebih efektif.
Anda mungkin bertanya-tanya, apa perbedaan antara PO dan faktur (invoice)?
Kesalahpahaman sering terjadi mengingat keduanya melibatkan aktivitas pelanggan (pembeli) dan pemasok (penjual) yang mengatur pembayaran untuk suatu produk atau jasa.
Perbedaan utamanya terletak pada waktu. Sederhananya, arti PO diterbitkan pada awal proses ketika pembeli mulai memesan barang-barang yang dibutuhkan kepada penjual.
Sedangkan faktur atau invoice diterbitkan pada akhir proses oleh penjual dengan menggunakan informasi dari PO untuk menagih pembayaran yang sudah disepakati oleh pembeli.
Baca Juga: 12 Rekomendasi Aplikasi Invoice Terbaik Gratis Dan Berbayar
Fungsi Pesanan Pembelian
Berikut ini adalah fungsi dari purchase order (PO), apa saja itu?
- Sebagai bukti pemesanan barang dari pembeli, dan komitmen penjual sebagai penerima pesanan
- Menghindari kesalahan dalam jumlah pemesanan barang dan spesifikasi produk
- Menghindari kesalahan harga pembelian barang sehingga pada saat penagihan dari penjual tidak ada perbedaan harga
- Mengingatkan penjual untuk melakukan penyediaan barang sesuai pesanan dan waktu yang dibutuhkan
- Membantu melacak pesanan yang masuk sehingga dapat menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman
- Sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa mendatang terkait transaksi
- Membantu departemen keuangan dalam menyiapkan anggaran sehingga akan lebih siap ketika harus membayar faktur saat jatuh tempo
- Membuktikan kepada auditor, bank (kreditur) dan lembaga perpajakan bahwa perusahaan Anda melakukan proses transaksi bisnis dengan cara yang benar
Komponen dalam Purchase Order (PO)
Umumnya, pada dokumen atau surat PO harus mencantumkan detail seperti contoh:
- Nama produk atau barang yang dipesan
- Kuantitas setiap produk atau barang yang dipesan
- Harga setiap unit produk atau barang yang dipesan
- Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas yang dipesan
- Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
- Nomor
- Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran
- Kolom otorisasi
Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Purchase Order (PO)
Sebelum Anda membuat surat purchase order (PO), ada beberapa hal yang harus diperhatikan seperti:
- Sebagai pemesan, cantumkan identitas perusahaan dengan jelas.
- Cantumkan detail apa saja yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya.
- Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang Anda pilih.
- Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang ditawarkan (jika dirasa perlu)
- Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan detail, bila dibutuhkan buatlah daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya.
- Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang Anda inginkan.
- Cantumkan nomor. Ini sangat penting untuk melakukan penelusuran apabila ada kekeliruan ataupun permasalahan.
Contoh Purchase Order (PO)
Berikut ini adalah beberapa contoh template purchase order (PO) dalam Bahasa Indonesia:
Berikut contoh format form surat purchase order (PO) dari salah satu bisnis coffee shop:
Buat dan Kelola Pesanan Pembelian Lebih Mudah dengan Aplikasi Mekari Jurnal
Untuk memudahkan bisnis dalam mengelola pesanan pembelian, Anda bisa memanfaatkan software akuntansi seperti Mekari Jurnal.
Mekari Jurnal adalah software akuntansi online berbasis cloud yang memudahkan dalam segala proses akuntansi seperti membuat purchase order hingga jenis laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan.
Purchase Order secara otomatis akan dibuat dengan format yang sesuai dengan ketentuan-ketentuan umum yang telah disebutkan sebelumnya.
Hanya dengan “satu klik”, maka PO siap dicetak dan dikirim kepada pemasok dengan tentunya persetujuan dari pihak manajemen.
Pembuatan purchase order (PO) menggunakan Jurnal dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut:
1. Masuk ke menu “Pembelian”
2. Klik pada tombol “Penawaran Pembelian” dan pilih nomor penawaran pembelian yang diinginkan
3. Lalu pada bagian bawah, temukan dan klik “Tindakan” lalu “Buat Pemesanan”.
4. Selanjutnya, Anda akan dibawa ke halaman formulir pemesanan. Lengkapi seluruh informasi yang diperlukan pada formulir tersebut seperti contoh berikut ini
5. Setelah berhasil dilengkapi, klik “Buat” untuk langsung menyimpan formulir purchase order (PO)
6. Pemesanan dari permintaan pembelian kemudian sudah berhasil dibuat
Info lebih lanjut tentang fitur yang ada pada aplikasi Mekari Jurnal, bisa Anda dapatkan di sini.
Jadwalkan Demo Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang!
Apa yang Terjadi Setelah Purchase Order Dikirim?
Nah, di atas tadi adalah arti PO juga penjelasannya. Lalu, apa yang akan terjadi jika purchase order ini dikirim?
Setelah purchase order telah dibuat dan dikirim ke penjual, penjual kemudian memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak.
Jika PO diterima, artinya penjual telah setuju untuk menjual produk dan jumlah yang tercantum pada harga yang ditetapkan oleh pembeli.
Penjual kemudian mengeluarkan faktur (invoice) kepada pembeli berdasarkan pesanan pembelian.
Sebagai contoh ada sebuah perusahaan instalasi listrik perlu membeli bahan baru dari pemasok untuk menciptakan produk mereka.
Perusahaan kemudian membuat pesanan pembelian untuk diajukan ke pemasok dari mana mereka ingin memesan bahan.
Pemasok setuju untuk memenuhi pesanan pembelian dan mengirimkan materi ke perusahaan instalasi listrik tersebut beserta invoice-nya.
Ketika perusahaan instalasi tersebut menerima barang dan invoice, mereka membandingkannya dengan yang mereka kirimkan.
Jika dokumen dan barangnya sesuai, perusahaan tersebut akan membayar tagihannya.
Baca juga: 6 Hal yang Dapat Mempermudah Cara Membuat Invoice
Perbedaan Purchase Order (PO) dengan Purchase Requisition (PR)
Banyak yang tidak menyadari bahwa terdapat perbedaan antara purchase order (PO) dan purchase requisition (PR).
Keduanya adalah instrumen yang mendokumentasikan aktivitas pemesanan akan tetapi, kedua instrumen tersebut memiliki perbedaan di tingkat persetujuan.
PR hanya mendokumentasikan list barang-barang pesanan dari pembeli.
Sedangkan ketika PO sudah dibuat, itu berarti perusahan atau bisnis sebagai pembeli telah menyetujui permintaan yang diajukan dari PR.
Biasanya proses persetujuan dari purchase requisition menjadi purchase order dilakukan dan diotorisasi oleh manajemen dan departemen akuntansi.
Jadi, surat PO atau dokumen purchase adalah dibuat ketika PR disetujui oleh pihak-pihak yang sebelumnya disebutkan.
Lebih detailnya, ketika PR diterima maka pihak manajemen akan menghubungi pihak pemasok untuk memastikan stok barang-barang yang tertera di PR tersedia.
Setelah pemasok melakukan konfirmasi, barulah surat PO benar-benar dibuat dan ditandatangani.
Dengan cara ini, setidaknya pembeli akan terhindar dari kemungkinan pembatalan pesanan dari pemasok.
Untuk dapat memahami dengan lebih ringkas, berikut adalah tabel komparasi antara PO dan PR.
| Aspek | Purchase Order (PO) | Purchase Requisition (PR) |
| Definisi | Dokumen internal yang berfungsi mengajukan kebutuhan pembelian barang atau jasa | Dokumen resmi untuk mengkonfirmasi dan menyetujui pesanan pembelian kepada pemasok |
| Tujuan | Menyampaikan kebutuhan atau permintaan | Mengkonfirmasi dan menjadi dasar kontrak pembelian |
| Legalitas | Tidak mengikat secara hukum | Dokumen legal dan mengikat |
| Fungsi dalam Pengadaan | Berfungsi sebagai langkah awal proses pengadaan | Sebagai langkah final dalam proses pengadaan |
| Waktu Pembuatan | Dibuat saat mengidentifikasi kebutuhan | Dibuat setelah kebutuhan berhasil disetujui dan pemasok mengonfirmasinya |
Dengan mengetahui contoh format form purchase order PO, dan bedanya dengan purchase requisition adalah seperti apa, bisnis Anda akan terhindar dari kesalahan-kesalahan teknis dalam melakukan pemesanan pembelian kepada pemasok.
Baca juga: Kenapa Program Accounting Dibutuhkan Penjual Online
5 Tips Dalam Membuat Dokumen Pesanan Pembelian
Berikut ini adalah beberapa hal penting yang perlu Anda perhatikan tentang purchase order (PO), apa saja itu?
1. Pastikan Isi Dokumen Lengkap
Agar tidak salah dalam membuat purchase order, pertama Anda harus pastikan isi PO lengkap.
Dengan demikian, supplier juga tidak salah dalam mengirimkan permintaan Anda.
Minimal harus memuat informasi tentang identitas pemesan dan perusahaan, nama produk, jumlah barang, harga, metode pembayaran, cara pengiriman, syarat dan ketentuan lain, dan sebagainya.
2. Memilih Supplier
Salah satu kesalahan dalam purchase order biasanya berkaitan dengan supplier.
Bisnis Anda tentu saja memiliki supplier bukan? Untuk memenuhi bahan baku atau apapun, sebuah bisnis tentu memiliki supplier.
Wajar saja jika Anda juga memiliki banyak supplier. Anda dapat memilih supplier mana yang menguntungkan bisnis Anda.
Namun, terkadang supplier juga dapat menghambat bisnis Anda.
Supplier yang nakal bisa saja mengurangi jumlah permintaan Anda pada purchase order (PO), jika demikian artinya proses produksi pun dapat terhambat.
Karenanya sangat penting untuk memperhatikan supplier yang masuk ke bisnis Anda. Pilihlah yang sesuai kebutuhan perusahaan, yang menawarkan kerjasama yang baik ataupun kriteria lain.
Baca Juga: Mencari Supplier Bisnis Terpercaya? Gunakan Sumber dan Tips Ini
3. Jangan Menerima Harga Apa Adanya
Biasanya perusahaan berpikir bahwa harga pesanan pada PO sudah tetap, tidak boleh ditawar.
Padahal tidak begitu, jika Anda bekerja sama dengan supplier tertentu, Anda dapat melakukan penawaran mengenai harganya terlebih dahulu.
Yakinkan mereka bahwa bisnis Anda akan memesan ulang jika harganya cocok satu sama lain.
Dengan begitu, secara tidak langsung Anda juga menekan atau menghemat biaya sehingga keuntungan yang diperoleh bertambah.
4. Jangan Abaikan Nasihat Supplier
Supplier merupakan pihak yang paling memahami produk yang mereka jual.
Dengan pengetahuan yang banyak, mereka dapat memberi saran untuk Anda dalam menggunakan produk mereka sehingga hasilnya maksimal.
Maka dari itu, jangan mengabaikan nasihat supplier. Apalagi sekarang persaingan usaha semakin kompetitif, maka bersikap terbuka perlu Anda miliki.
5. Pesan Sesuai Tujuan
Departemen pembelian memiliki tugas untuk melakukan pemesanan persediaan. Mungkin beberapa orang menganggap tugas tersebut adalah tugas yang mudah, tapi sebenarnya tugas tersebut berat karena kebutuhan setiap departemen berbeda-beda.
Untuk itu sebelum mengirimkan purchase order, pastikan pesanan sesuai dengan tujuan. Jika Anda tidak mau meninjau ulang pesanan, dikhawatirkan barang yang dibeli tidak cocok dengan perusahaan Anda.
Maka pastikan Anda juga tahu tujuan perusahaan sebelum benar-benar melakukan pemesanan.
Nah, sekarang anda tahu arti PO atau purchase order, komponen yang ada dalam dokumen ini, serta beberapa contoh dari pesanan pembelian.
Melalui dukungan software akuntansi terintegrasi seperti Mekari Jurnal, pengelolaan bukti pembelian/pembayaran dapat dikelola secara otomatis.
Dapatkan juga aplikasi gudang Mekari Jurnal untuk memudahkan manajemen stok barang Anda.
Anda juga bisa mencoba fitur gratis dari Mekari Jurnal berupa invoice generator dengan cepat dan mudah!
Semoga informasi ini bisa berguna untuk Anda yang memerlukannya.
Referensi:
Software Connect, “Purchase Requisition vs. Purchase Order: Differences and Similarities”.
CFI, “Purchase Order”.
