Cara Menjalankan Proses Bisnis dengan Efisien Proses Bisnis (Business Process) adalah suatu kumpulan dari aktivitas (task) atau pekerjaan terstruktur yang saling berhubungan untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Masih sesuai dari hal tersebut, proses bisnis juga bisa bermakna suatu aktifitas yang menghasilkan suatu keluaran (produk/output) atau layanan (demi meraih tujuan tertentu), demi mendukung tercapainya tujuan strategis dari suatu organisasi. Suatu organisasi secara umum akan mempunyai tujuan agar dapat bertahan selama mungkin, dan selalu meningkatkan kinerja serta produktifitasnya. Dalam prosesnya untuk mencapai tujuan tersebut, maka suatu organisasi membutuhkan hal-hal baik untuk mendukung keberjalanannya organisasi tersebut. Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas tentang cara menjalankan proses bisnis yang efisien, terstruktur, dan sesuai dengan ilmu yang berlaku dari para ahli. Lihat seputar contoh bisnis melalui website Mekari Jurnal. Pengertian Menurut Para Ahli 1. Davenport (1993) Pada sebuah aktivitas yang terukur dan terstruktur dalam memproduksi output untuk kalangan pelanggan tertentu, perlu diketahui bahwa di dalamnya terdapat penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi. Suatu proses oleh karenanya sebagai urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output. 2. Hammer dan Champy’s (1993) Definisi dari Hammer dan Champy’s (1993) bisa dianggap sebagai turunan dari definisi Davenport. Kumpulan aktivitas yang membutuhkan satu atau lebih inputan dan menghasilkan output yang bermanfaat/bernilai bagi pelanggan. Analisis Proses Bisnis Apa Saja? Sebuah analisis proses bisnis meliputi serangkaian kegiatan yang dimulai dari survei terhadap bisnis dan survei terhadap lingkungan organisasi beserta teknisnya. Mulai dari identifikasi, analisa, validasi, hingga penggambaran model bisnis proses. Tahapannya dalam suatu perusahaan antara lain: 1. Analisis Kegiatan Usaha Dalam tahapan ini manajemen perusahaan bersama pemilik perusahaan akan melakukan diskusi dan analisis tentang kegiatan usaha yang akan dijalankan oleh perusahaan. Misalnya usaha di bidang industri, perdagangan, atau jasa. Hal ini dilakukan agar manajemen mengetahui serta menentukan yang akan digunakan oleh perusahaan. 2. Penentuan Pada tahapan ini manajemen akan membuat atau menentukan bentuk dari usaha yang telah dipilih oleh perusahaan tersebut. m Mulai dari jenis biaya-biaya yang dikeluarkan, sampai dengan cara perusahaan memperoleh pendapatan atau penghasilannya melalui apa. 3. Pelaksanaan Selanjutnya yang tidak kalah penting dari tahap penentuan perusahaan adalah terletak pada tahap pelaksanaan itu sendiri. Karena mau sebagus apapun suatu perencanaan dibuat, apabila tidak dilaksanakan tetap tidak akan bermanfaat juga bagi perusahaan. Sehingga sangat penting bagi setiap bagian atau divisi dan karyawan perusahaan untuk menjalankan dengan benar seluruh yang telah dibuat oleh pihak manajemen perusahaan. 4. Evaluasi Evaluasi perlu dilakukan untuk mengetahui apakah suatu hal telah dijalankan oleh semua karyawan maupun atau divisi sesuai dengan prosedur pelaksanaannya. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah penentuan sampai pelaksanaan tersebut telah memberikan manfaat bagi perusahaan atau tidak.. Suatu evaluasi dapat dilakukan setiap bulan, tiga bulan, enam bulan, atau bahkan setiap tahun, tergantung kebijakan manajemen perusahaan. Akan tetapi suatu evaluasi akan lebih efektif apabila dilakukan setiap bulan. Dengan seringnya melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan hal ini, maka akan diperoleh suatu yang paling memberikan manfaat bagi perusahaan. Proses Bisnis dikatakan berhasil mendukung perusahaan dalam menjalankan bisnisnya apabila didukung oleh beberapa hal, yaitu antara lain: Rencana Proses Bisnis yang baik Proses bisnis akan memberikan manfaat bagi perusahaan apabila didukung dengan pembuatan rencana proses bisnis yang baik oleh manajemen perusahaan. Teknologi Informasi Yang Mendukung Tidak dapat dipungkiri lagi, bahwa pada saat ini peran teknologi informasi sangatlah penting dalam segala bidang. Termasuk juga dalam pelaksanaan proses bisnis perusahaan, oleh karena itu pihak manajemen harus dapat menggunakan teknologi informasi yang tepat untuk mendukung pelaksanaan proses bisnis tersebut. Tolok Ukur atau Pengukuran Tingkat Keberhasilan Untuk dapat mengetahui keberhasilan dari suatu proses bisnis, maka manajemen perusahaan harus menentukan bagaimana suatu proses bisnis dikatakan berhasil atau gagal. Sumber Daya Manusia Yang tidak kalah pentingnya bagi keberhasilan dari proses bisnis dalam suatu perusahaan adalah manajemen yang baik. Tipe Proses Bisnis Proses manajemen merupakan sebuah proses yang mengendalikan oprasional sebuah sistem. Misalnya Manajemen Strategis Proses operasional merupakan sebuah proses yang mempunyai bisnis inti dan meliputi aliran nilai utama. Misalnya proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan. Proses pendukung, yang mendukung proses inti. Misalnya rekrutmen, akunting, pusat bantuan dll. Tahapan / Siklus Proses Bisnis dalam Perusahaan Selanjutnya penting juga untuk Anda mengetahui sebuah tahapan yang harus dilakukan dalam menjalankan sebuah proses bisnis tersebut: 1. Design (Perancangan): Identifikasi Bisnis Proses dan Pemodelan Bisnis Konfigurasi meliputi seleksi sistem, implementasi, tes, dan deployment. Adapun yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah sbb : Sebelum digunakan sistem (terutama dl hal aplikasinya) perlu dites apakah sudah berjalan sesuai yang direncanakan atau belum. Pelatihan personel dan migrasi aplikasi jika diperlukan Pelaksanaan meliputi operasional, monitoring, maintenance. Dalam tahap inilah ujian yang sebenarnya dari sebuah sistem akan benar-benar diuji dalam aktivitas sehari-hari oleh perusahaan. Apakah sistem beserta aplikasi bisnis yang dibangun telah benar-benar dapat menjalankan dengan baik untuk mencapai tujuan perusahaan atau tidak. Dalam tahap ini akan dihasilkan log informasi dari proses yang telah dijalankan sebagai dasar evaluasi di tahap berikutnya. 2. Evaluasi: Penggalian Proses dan Monitoring Aktivitas Bisnis. Log informasi yang dihasilkan dievaluasi menggunakan teknik monitoring akitivitas dan penggalian. Teknik ini bertujuan untuk mengidentifikasi model dan kecukupan dari lingkungan operasional. Kemudian siklus ini berputar terus menerus, setelah dilakukan evaluasi akan ditemukan poin-poin dimana bisa dilakukan improvement atau perbaikan atas yang telah dilakukan. Lalu kembali akan dilakukan desain dan analisis, konfigurasi dan implementasi. Siklus ini akan terus dilakukan dengan interval waktu tertentu, misal per tahun, tiap 5 tahun, atau tiap 10 tahun tergantung dari waktu yang telah disepakati bersama. 3. Karakteristik Definitif: Harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas. Urutan: Harus terdiri dari sebuah aktivitas yang memiliki tahapan yang sesuai dengan waktu dan ruang. Pelanggan: Harus memiliki suatu penerimaan hasil proses Nilai tambah: Transmormasi yang terjadi dalam proses bisnis memberikan nilai lebih pada menerima. Keterkaitan: Suatu kegitan atau proses tidak dapat berdiri sendiri, namun harus terkait dalam struktur suatu organisasi. Fungsi silang: Suatu proses pada umumnya, walaupun tidak harus, memiliki atau mencakup beberapa fungsi. Contoh dengan bantuan penggunaan aplikasi bisnis dan bantuan aplikasi pajak online, maka proses bisnis bisa semakin lancar dan usahapun semakin cemerlang. Gunakan Mekari Jurnal secara gratis, coba free trial sekarang! Referensi: Davenport, T. H. (1993). Process Innovation: Reengineering Work Through Information Technology. Harvard Business School Press. Hammer, M., & Champy, J. (1993). Reengineering The Corporation: A Manifesto for Business Revolution. Harper Business.
