Laporan keuangan kegiatan rapat koordinasi membantu penyelenggara untuk memaksimalkan efisiensi dengan memetakan penggunaan modal dan pengeluaran biaya.
Oleh karena itu, penting bagi Anda yang ingin mengadakan kegiatan rapat koordinasi untuk mengetahui komponen apa saja yang terdapat dalam laporan keuangan.
Untuk itu, berikut artikel dari Mekari Jurnal akan memberikan panduan mengenai cara membuat laporan keuangan kegiatan rapat koordinasi beserta template yang bisa Anda gunakan.
Apa Itu Laporan Keuangan Kegiatan Rapat Koordinasi?
Laporan keuangan kegiatan rapat koordinasi merupakan dokumen yang merangkum segala informasi mengenai pendapatan dan pengeluaran selama rapat koordinasi berlangsung.
Tujuan dari laporan ini adalah memberikan gambaran dan transparansi terkait pengelolaan anggaran dalam kegiatan tersebut.
Selain tujuan tersebut, adanya laporan keuangan juga berfungsi mempertanggungjawabkan penggunaan dana yang dialokasikan serta sebagai bahan evaluasi untuk dasar perencanaan kegiatan serupa di masa depan.
Baca Juga: Laporan Keuangan dalam Bisnis: Pahami Tujuan dan Jenis-jenisnya!
Komponen dan Elemen Dasar dalam Laporan Keuangan Rapat Koordinasi
Laporan keuangan untuk kegiatan rapat koordinasi memiliki beberapa elemen yang cukup berbeda dengan laporan pada umumnya.
Karena selain melaporkan pengeluaran, laporan keuangan rapat koordinasi juga menitikberatkan pada dokumentasi pendukung kegiatan.
Contohnya mencakup, faktur, kuitansi, atau nota, untuk mendukung keabsahan laporan keuangan.
1. Judul Laporan
Judul akan menjadi penjelas utama untuk apa laporan keuangan dibuat. Beberapa keterangan yang perlu dicantumkan dalam judul mencakup waktu pelaksanaan, dan lokasi rapat.
Contohnya seperti, “Laporan Keuangan Kegiatan Rapat Koordinasi Tahunan PT Jurnal Jaya, 15 Januari 2025, Jakarta.”
2. Rincian Pendapatan
Pendapatan dalam laporan keuangan rapat koordinasi biasanya akan berkaitan dengan sumber dana dan jumlah dana yang diterima.
Sumber dana sendiri mencakup anggaran organisasi, sponsor, atau kontribusi peserta. Sedangkan jumlah dana adalah total dana untuk mendukung pelaksanaan kegiatan.
3. Rincian Pengeluaran
Bagian ini akan menjelaskan mengenai rincian pengeluaran yang meliputi alokasi dana dari kebutuhan kegiatan, mencakup:
- Sewa tempat.
- Konsumsi dan akomodasi.
- Alat tulis kantor (ATK) dan bahan presentasi.
- Honorarium narasumber atau fasilitator.
- Biaya transportasi dan komunikasi.
- Total pengeluaran yang telah digunakan.
Baca Juga: Laporan Keuangan Pemasukan dan Pengeluaran Excel, Download Sekarang!
4. Surplus atau Defisit
Menjelaskan apakah dari anggaran yang diberikan dan hingga pelaksanaan kegiatan rapat koordinasi selesai, masih tersisa modalnya (surplus) atau malah kurang (defisit).
Informasi nantinya akan menjadi landasan untuk anggaran rapat koordinasi di masa depan.
5. Dokumentasi Pendukung
Salah satu elemen dasar yang paling penting dalam laporan keuangan rapat koordinasi.
Melalui bukti fisik dokumentasi, informasi keuangan yang tercantum dalam laporan keuangan dapat memenuhi prinsip transparan, kredibel, dan dapat dipertanggung jawabkan.
Bukti transaksi yang mendukung keabsahan laporan keuangan biasanya adalah faktur, kuitansi, atau nota.
6. Tanda Tangan Pihak Terkait
Tanda tangan bisa menjadi bukti konkrit bahwa informasi yang tercantum di dalam laporan keuangan sudah sah dan dapat dipertanggung jawabkan.
Biasanya pihak yang memberikan tanda tangan, seperti penanggung jawab keuangan, atau ketua pania kegiatan.
Panduan Membuat Laporan Keuangan untuk Rapat Koordinasi
Agar dapat memaksimalkan pembuatan laporan keuangan untuk rapat koordinasi, berikut Anda bisa mencoba langkah-langkah berikut ini:
1. Mencatat Semua Transaksi
Hal yang paling vital untuk menyusun laporan keuangan yang akurat dan kredibel adalah pencatatan transaksi secara rinci.
Setiap transaksi pemasukan dan pengeluaran harus didokumentasikan untuk menghindari kesalahan atau lupa mencatat.
Pastikan juga melengkapi bukti pendukungnya, mulai dari struk, invoice, atau kuitansi.
Baca Juga: Tahapan Pencatatan Transaksi Keuangan Menjadi Buku Besar
2. Menggunakan Format Tabel
Penyajian laporan dalam menggunakan format tabel untuk memudahkan pembaca memahami rincian data yang dimasukkan.
Format tabel memudahkan pengelompokkan informasi, seperti tanggal transaksi, deskripsi, sumber dana, kategori pengeluaran, dan jumlah yang terlibat.
Kolom-kolom yang terstruktur memberikan gambaran data yang jelas selama kegiatan rapat koordinasi.
3. Sertakan Lampiran Bukti Transaksi
Lampirkan bukti transaksi sebagai bagian dari dokumen laporan keuangan. Lampiran ini mencakup semua bukti pengeluaran yang relevan dengan rincian laporan.
Bukti-bukti ini diurutkan berdasarkan nomor atau tanggal transaksi agar mudah diperiksa.
4. Mengadopsi Dukungan Software Akuntansi atau Excel
Untuk mempermudah proses penyusunan laporan keuangan dalam berbagai format, gunakan alat atau tools yang membantu pengelolaannya seperti Excel, Google Sheets, atau sistem yang lebih canggih seperti software akuntansi.
Baca Juga: 4 Tips Memilih Software Akuntansi Sesuai Kebutuhan Bisnis Anda
Contoh Laporan Keuangan Kegiatan Rapat Koordinasi
Untuk tabel laporan keuangan itu sendiri umumnya akan mencakup komponen pendapatan, pengeluaran, dan ditutup dengan jumlah saldo yang digunakan dan tersisa dalam anggaran.
Salah satu contohnya akan sebagai berikut:
Laporan Keuangan Kegiatan Rapat Koordinasi
Koperasi Jurnal Karya Bangsa
Di Depok, Jawa Barat
1. Rincian Pemasukan/ Kas Masuk
Uraian | Jumlah (Rp) |
Kas Rutin Anggota | 2.000.000 |
Simpanan Wajib | 3.500.000 |
Simpanan Pokok | 3.500.000 |
Sumbangan | 1.500.000 |
Jumlah | 10.500.000 |
2. Rincian Pengeluaran/ Dana Keluar
Uraian | Jumlah (Rp) |
Proposal | 50.000 |
Survei | 100.000 |
Akomodasi (Villa) | 3.750.000 |
Transportasi (1 Bis Kecil x 20 Orang) | 3.000.000 |
Konsumsi Makan (15.000 x 20 orang) 2 kali ( Makan Siang dan Malam) | 600.000 |
Dokumentasi | 200.000 |
Acara Mini-Games | 50.000 |
Jumlah | 7.750.000 |
3. Total Saldo Penggunaan
Uraian | Jumlah (Rp) |
Total Pemasukan | 10.500.000 |
T0tal Pengeluaran | 7.750.000 |
Total Saldo | 2.750.000 (Surplus) |
Pentingnya Laporan Keuangan untuk Kegiatan Rapat
Laporan keuangan berperan penting pada setiap kegiatan rapat untuk mengetahui penggunaan dana anggarannya.
Ada beberapa alasan lain mengapa laporan keuangan ini penting, yaitu:
1. Transparansi Pengelolaan Dana
Laporan keuangan menjaga transparansi penggunaan dana yang dialokasikan dan menyajikan rincian dana yang digunakan.
Hal ini demi mencegah potensi konflik dan membangun kepercayaan kepada manajemen dan keuangan.
2. Pengendalian Anggaran
Panitia atau penyelenggara rapat dapat memantau pengeluaran secara berkala agar tetap sesuai dengan dana yang telah direncanakan dan terhindar dari pemborosan.
Baca Juga: Manajemen Anggaran (Budget Management): Panduan Lengkap
3. Evaluasi untuk Kegiatan Mendatang
Laporan keuangan akan menjadi sumber informasi yang penting untuk evaluasi kegiatan yang sama di masa depan.
Melalui detail pengeluaran sebelumnya, penyelenggara dapat menghindari kesalahan yang sama dan menemukan tingkat efisiensinya.
Solusi Digital: Gunakan Mekari Jurnal untuk Laporan Keuangan Bisnis
Menyusun laporan keuangan untuk kegiatan rapat koordinasi merupakan langkah penting untuk memastikan transparansi, akuntabilitas, dan pengelolaan anggaran yang efektif.
Laporan ini tidak saja sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada pihak terkait, namun membantu evaluasi dan perencanaan di masa yang akan datang.
Melalui data historis terkait rincian penggunaan dana dan komponen pengeluaran pada rapat, membantu pengelola dapat memaksimalkan efisiensi di kegiatan rapat koordinasi selanjutnya.
Selain menggunakan cara manual seperti penggunaan template laporan keuangan sederhana di atas, Anda juga bisa memanfaatkan software akuntansi seperti Mekari Jurnal untuk solusi digital terbaik dalam mencatat dan mengelola keuangan secara efisien.
Dengan antarmuka yang mudah bagi pemula dan sistem berbasis cloud dan otomatis, membantu pengelola dalam menyusun laporan keuangan yang cepat dan efisien.
Fitur-fitur yang terdapat di dalamnya juga sudah menyeluruh, mulai dari pembuatan anggaran, pencatatan digital, dan fitur penyusunan laporan keuangan otomatis.
Dengan fitur-fitur unggulannya, Mekari Jurnal menjadi alat yang sangat berguna untuk menyederhanakan pengelolaan keuangan bisnis sekaligus meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam penyusunan laporan keuangan.
Coba gratis sekarang dan dapatkan free trial selama 7 hari untuk mengeksplorasi beragam fiturnya!
Coba Gratis Mekari Jurnal untuk Bantu Pengelolaan Laporan Keuangan Anda Secara Efektif!
Referensi:
Scribd, “LPJ Raker Katar”.
Scribd, “Laporan Keuangan Kegiatan Rapat Koordinasi”.
DPS, “Laporan Kegiatan Rapat Koordinasi”.