Optimalkan Manajemen Pengeluaran Perjalanan dan Hiburan (T&E) dengan Software Akuntansi Terintegrasi Highlights Salah satu faktor yang menyebabkan sulitnya mengelola biaya perjalanan dan hiburan perusahaan adalah sebagian besar prosesnya dilakukan secara manual Proses manual tersebut masih berisiko besar terhadap kesalahan pencatatan, sulit mengawasi kepatuhan kebijakan pengeluaran, dan lambatnya penggantian biaya Mengadopsi software akuntansi terintegrasi seperti Mekari Jurnal dapat membantu pengelolaan secara otomatis dan real-time melalui aplikasi manajemen biaya Mekari Expense Melalui integrasi sistem akuntansi dan manajemen biaya, mendukung perusahaan dalam mengoptimalkan pengeluaran tidak langsung dengan lebih baik Manajemen perjalanan dan pengeluaran (Travel and Entertainment/ T&E) menjadi aspek dalam bisnis yang perlu dilacak, dikelola, dan dioptimalkan keberadaannya karena berkaitan dengan arus pengeluaran kas. T&E sendiri mencakup biaya yang keluar oleh karyawan pada saat melakukan perjalanan dinas atau menghadiri acara lain terkait pekerjaan, mencakup transportasi, akomodasi, makanan, dan aktivitas hiburan lainnya. Karena tidak terkait langsung dengan produk atau layanan perusahaan, maka pengeluaran perjalanan dan hiburan termasuk indirect spending dalam bisnis. Hal ini yang menyebabkan pengelolaan perlu dilakukan untuk memastikan efisiensi biaya dan menjaga kepatuhan kebijakan perusahaan dalam pelaporan keuangan. Tantangan Dalam Mengendalikan Biaya Pengeluaran Perjalanan dan Bisnis Dalam pengelolaannya, seringkali manajemen dihadapkan dengan berbagai rintangan yang memengaruhi efisiensi operasional bisnis dan kesehatan finansial perusahaan. Khususnya pengelolaan biaya T&E yang tidak hanya pihak manajemen yang berkontribusi, namun juga karyawan yang menggunakan anggaran biayanya. Untuk dapat memahaminya dengan baik, berikut terdapat studi kasus untuk mendapatkan gambarannya. Studi Kasus Pada Perusahaan Sebuah perusahaan sedang mengalami kesulitan dalam mengelola pengeluaran tidak langsungnya, khususnya berkaitan dengan biaya perjalanan dan hiburan (T&E). Karyawan sering kali mengajukan laporan pengeluaran secara manual, hal ini menyebabkan keterlambatan, kesalahan, dan kurangnya pemantauan terhadap pengeluaran. Hal ini membuat perusahaan menjadi kesulitan untuk mengendalikan biaya dan kepatuhan kebijakan, serta menjaga akurasi pencatatan keuangan. Berdasarkan kasus tersebut, apa yang harus dihadapi perusahaan? Perusahaan masih menjalankan proses pelaporan dan urusan administrasi secara manual, yang rentan terhadap kesalahan dan keterlambatan Kurangnya transparansi dalam pengeluaran T&E sehingga menghambat upaya pengendalian Sistem manajemen yang kurang memadai untuk memastikan seluruh internal perusahaan mematuhi kebijakan yang berlaku Kurang beradaptasi dengan dukungan teknologi saat ini yang dapat membantu pengelolaan biaya baik dari sisi perusahaan maupun karyawan Baca Juga: Perkembangan Teknologi AI Dalam Dunia Akuntansi Tujuan Memanfaatkan Perangkat Lunak Terintegrasi Mengadopsi software akuntansi terbaik bukan saja menyerahkan operasional bisnis seluruhnya kepada sebuah sistem. Namun, adanya dukungan perangkat lunak bisa dimanfaatkan sebagai alat untuk mengoptimalkan bisnis dengan efektif. Terdapat beberapa tujuan lainnya dalam memanfaatkan perangkat lunak terintegrasi, yaitu: Mengurangi pengelolaan manual di berbagai proses yang berkaitan dengan pengeluaran bisnis melalui dukungan sistem otomatisasi Memastikan kepatuhan pengeluaran yang karyawan lakukan sudah sesuai dengan kebijakan yang dikeluarkan perusahaan Menyediakan alat untuk mengumpulkan data secara komprehensif dan melakukan analisis mendalam untuk keputusan bisnis Membangun sinkronisasi informasi keuangan secara terstruktur dan meningkatkan akurasi laporan keuangan Baca Juga: 15 Cara Meningkatkan Kualitas Laporan Keuangan Bisnis Anda Mekari Jurnal Sebagai Solusi Akuntansi Terintegrasi Mekari Jurnal sebagai solusi pengelolaan akuntansi terintegrasi dengan berbagai operasional bisnis dapat membantu mengoptimalkan manajemen biaya perusahaan. Kami melihat bahwa kompleksitas manajemen biaya tidak langsung menjadi salah satu tantangan terbesar yang harus segera teratasi. Oleh karena itu, Mekari Jurnal memberikan solusi dengan memanfaatkan Mekari Expense, platform manajemen pengeluaran yang membantu proses pelaporan pengeluaran biaya perjalanan bisnis secara otomatis. Watch this video on YouTube Karyawan yang sedang melakukan perjalanan bisnis dapat menggunakan aplikasi manajemen pengeluaran Mekari Expense untuk melampirkan bukti transaksi, melacak pengeluaran, dan mengajukan laporan pengeluaran dalam bentuk elektronik secara akurat dan real-time. Melalui sistem cloud, memberikan kemudahan kepada karyawan untuk mengakses data-data penting dalam satu tempat, melihat alur persetujuan, dan memeriksa kepatuhan kebijakan. Nantinya, pemetaan CoA dari Mekari Expense ke Mekari Jurnal dapat mengintegrasikan komponen biaya pengeluaran tidak langsung dari berbagai departemen secara akurat. Melalui adanya integrasi antara sistem pada Mekari Expense dan Mekari Jurnal yang seamless, perusahaan dapat menghilangkan entri data manual, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan akurasi pelaporan keuangan. Baca Juga: Expense Accounting: Pengertian, Jenis, dan Perbedaan dengan Cost Accounting Dampak yang Akan Dirasakan Oleh Bisnis Setelah Memanfaatkan Mekari Jurnal Tentunya, segala tantangan dan hambatan yang sebelumnya telah teridentifikasi dalam pengeluaran biaya perjalanan bisnis dapat teratasi dengan baik. 1. Efisiensi Bisnis Meningkat Melalui bantuan Mekari Expense sebagai platform pengelolaan manajemen biaya, perusahaan dapat mengurangi proses yang dilakukan secara manual. Dengan risiko kesalahan yang semakin rendah, proses validasi akan semakin singkat, sehingga mempercepat proses penggantian biaya kepada karyawan. 2. Menjaga Kepatuhan Kebijakan Perusahaan Melalui fitur yang mendukung pemeriksaan kebijakan secara otomatis dan alur persetujuan dalam Mekari Expense, setiap pengeluaran dapat terpantau dan terkontrol sesuai kebijakan perusahaan yang berlaku. Hal ini dapat mencegah pengeluaran tidak langsung membengkak akibat adanya pemborosan. Baca Juga: Manajemen Pengeluaran: Mengapa Perencanaan dan Analisis Keuangan Penting? 3. Meningkatkan Visibilitas Komponen Pengeluaran Melalui fitur pemantauan dalam perangkat lunak, visibilitas data keuangan dapat lebih transparan dan terstruktur, sehingga manajemen dapat mengidentifikasi pola pengeluaran, mengevaluasi anggaran, dan membuat keputusan untuk mengoptimasi biaya. 4. Proses Pengelolaan Keuangan yang Lebih Seamless Sinkronisasi data keuangan antara laporan keuangan Mekari Jurnal dan pencatatan pengeluaran Mekari Expense dapat menghilangkan kebutuhan input data manual, yang dapat meningkatkan produktivitas bisnis, dan memastikan laporan keuangan lebih akurat. 5. Optimasi Pengeluaran Tidak Langsung Salah satu tujuan utama dari memanfaatkan dukungan teknologi ini adalah memperoleh kontrol yang lebih baik terhadap pengeluaran tidak langsung. Dengan kinerja pengelolaan yang semakin optimal, bisnis dapat menghemat biaya operasional dan pemakaian anggaran. Keempat masalah yang telah teridentifikasi pada pengelolaan pengeluaran perjalanan dan hiburan dapat teratasi dan terkelola dengan baik. Dengan mengadopsi solusi terpadu dari Mekari Jurnal dan Mekari Expense, bisnis dapat merasakan performa optimalnya dengan mengontrol biaya dan memastikan kepatuhan tetap berjalan dengan baik. Oleh karena itu, tunggu apalagi? Segera optimalkan pengeluaran biaya tidak langsung bisnis Anda dengan software akuntansi terintegrasi Mekari Jurnal! Dapatkan free trial selama 7 hari untuk merasakan berbagai fitur unggulan dan manfaatnya! Konsultasi Gratis Penggunaan Mekari Jurnal Selengkapnya!
