Buku Kas Perusahaan: Pengertian, Contoh, Jenis, dan Manfaat

Saat Anda memiliki bisnis atau usaha, maka menjadi hal yang wajib bagi Anda untuk memiliki buku kas utama atau umum untuk mencatat uang. Sehingga Anda bisa mencatat berbagai informasi penting yang akan membantu mengontrol keuangan perusahaan.

Pencatatan transaksi keuangan yang rapi, akurat dan sistematis tentunya akan sangat membantu Anda kedepannya. Bukan hanya sebagai pusat informasi kondisi keuangan perusahaan, tetapi juga menjadi dasar pertimbangan saat Anda membuat kebijakan ataupun keputusan.

Dari buku kas tersebut, Anda juga akan lebih mudah melakukan evaluasi serta penyesuaian atas arus keuangan.

Selain itu, rencana keuangan di periode berikutnya akan lebih mudah disusun karena dapat dijadikan sumber analisa yang tepat.

Oleh karena itu, kira-kira ada apa saja pengertian, jenis, bagian terpenting, hingga manfaat pencatatan yang di buku kas? Mari simak pelajari sama-sama di Mekari Jurnal!

Apa Itu Pengertian Buku Kas dalam Akuntansi?

Buku Kas adalah catatan akuntansi yang berfungsi untuk mendokumentasikan semua transaksi penerimaan dan pengeluaran uang tunai (kas) dalam suatu periode tertentu, baik harian, mingguan, maupun bulanan. Buku ini penting bagi individu, bisnis, maupun organisasi untuk mengontrol dan memonitor arus kas secara efektif.

Sementara itu menurut Mardiasmo dalam Akuntansi Sektor Publik (2000), kas dikemukakannya meliputi uang tunai baik dalam bentuk kertas maupun logam, serta simpanan uang di bank yang dapat diambil kapan saja (seperti simpanan giro).

Berikut tabel rangkuman poin-poin penting mengenai Buku Kas:

Tabel di atas merangkum poin-poin penting seputar Buku Kas, mulai dari fungsi, manfaat, jenis, hingga pentingnya pemeriksaan dan rekonsiliasi secara berkala.

Dalam hal ini peran buku kas yaitu untuk mencatat segala transaksi terkait uang tersebut, termasuk penerimaan dan pembayaran yang dilakukan secara tunai atau melalui transfer. Di dalamnya terdapat catatan mendetail terkait kredit, pengalihan tunai dan juga penerimaan. Pencatatannya dibuat sesuai standar umum agar lebih mudah dipahami oleh semua orang.

Cukup penting untuk memahami pengertian atau artinya sebelum mengetahui manfaat buku kas utama atau umum dengan lebih lanjut. Standar yang dimaksud yaitu seperti penggolongan transaksi, keterangan dan juga status.

Dengan begitu semua pihak dapat memahami kondisi kesehatan keuangan sebuah perusahaan secara keseluruhan. Dari situ juga akan lebih mudah mengidentifikasi, sumber pengeluaran juga pemasukan yang terbesar.

Jenis-jenis Buku Kas

Dalam membuat catatan arus keuangan perusahaan, wajib hukumnya bagi Anda untuk melakukannya dengan cara yang terstruktur dan berkala. Hal ini berlaku bagi keseluruhan arus keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran.

Dalam mewujudkan pencatatan yang sesuai sistem, rapi, terperinci dan berkala, digunakan beberapa jenis dari buku kas. Berikut ini adalah empat jenis buku kas yang penting dan kerap digunakan dalam sebuah bisnis atau perusahaan.

1. Buku Kas Umum

Buku kas umum merupakan catatan utama dalam sistem pembukuan yang mencatat seluruh transaksi kas yang terjadi dalam suatu periode tertentu. Fungsi utama buku kas umum adalah untuk mencatat semua transaksi keuangan yang melibatkan uang tunai, baik penerimaan maupun pengeluaran. Transaksi yang dicatat meliputi pembayaran kepada vendor, penerimaan dari pelanggan, pengeluaran operasional, pembayaran gaji, hingga penerimaan pendapatan dari berbagai sumber.

Keunggulan buku kas umum terletak pada kemampuannya memberikan gambaran menyeluruh mengenai kondisi kas perusahaan. Dengan mencatat transaksi secara kronologis, perusahaan dapat dengan mudah menelusuri asal dan penggunaan dana. Selain itu, buku ini juga membantu dalam mendeteksi penyimpangan atau ketidaksesuaian antara kas fisik dan saldo dalam pembukuan.

Dalam praktiknya, buku kas umum bisa berbentuk fisik (manual) maupun digital. Banyak perusahaan saat ini sudah menggunakan software akuntansi untuk mengelola buku kas umum secara otomatis dan terintegrasi dengan sistem laporan keuangan.

2. Buku Kas Bank

Buku kas bank adalah catatan yang secara khusus mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan rekening bank perusahaan. Jenis buku kas ini menjadi sangat penting bagi perusahaan yang sering melakukan transaksi non-tunai. Di dalamnya dicatat semua setoran, penarikan, pembayaran dengan cek, transfer antar rekening, hingga bunga bank atau biaya administrasi.

Fungsi utama buku kas bank adalah untuk memantau setiap aktivitas dalam rekening bank, sekaligus sebagai alat untuk melakukan rekonsiliasi bank secara rutin. Dengan adanya buku ini, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap transaksi yang tercatat di rekening bank sesuai dengan pembukuan internal. Ketidaksesuaian data dapat segera diidentifikasi dan diklarifikasi.

Buku kas bank juga membantu dalam perencanaan arus kas jangka pendek karena memberikan gambaran real-time mengenai ketersediaan dana di rekening perusahaan. Biasanya bagian keuangan akan secara rutin mencocokkan saldo buku kas bank dengan laporan rekening koran yang dikeluarkan bank setiap bulan.

3. Buku Kas Petty Cash

Petty cash atau kas kecil adalah dana tunai yang disediakan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran rutin dalam jumlah kecil. Penggunaan kas kecil meliputi kebutuhan seperti pembelian alat tulis, transportasi lokal, konsumsi rapat, hingga biaya parkir.

Buku kas petty cash digunakan untuk mencatat semua transaksi yang melibatkan penggunaan dana kas kecil. Dalam buku ini dicatat secara rinci setiap pengeluaran, termasuk tanggal, keperluan, jumlah uang yang dikeluarkan, dan bukti pendukung seperti nota atau struk pembelian.

Manajemen kas kecil membutuhkan pengawasan yang ketat agar tidak terjadi penyalahgunaan dana. Oleh karena itu, pencatatan dalam buku kas petty cash harus dilakukan secara disiplin dan disertai dengan dokumen pendukung yang valid. Biasanya, setelah dana kas kecil habis, bendahara akan mengajukan permohonan pengisian kembali (reimbursement) berdasarkan catatan yang ada di buku kas ini.

4. Buku Kas Penjualan

Buku kas penjualan berfungsi untuk mencatat semua penerimaan kas yang diperoleh dari hasil penjualan produk atau jasa. Jenis buku kas ini penting bagi perusahaan dagang maupun jasa untuk memantau pendapatan secara harian atau berkala.

Di dalam buku kas penjualan dicatat informasi seperti tanggal transaksi, jumlah pembayaran yang diterima, metode pembayaran (tunai, transfer, kartu), serta nama pelanggan jika diperlukan. Dengan memiliki catatan yang rapi dalam buku ini, perusahaan dapat mengidentifikasi tren penjualan, mengevaluasi performa penjualan, serta merencanakan strategi pemasaran di masa depan.

Penting untuk mencatat setiap transaksi dengan detail agar mempermudah pelaporan pajak dan pengelolaan arus kas. Buku kas penjualan juga menjadi referensi utama dalam menyusun laporan laba rugi karena mencerminkan pendapatan kotor perusahaan.

5. Buku Kas Pembelian

Buku kas pembelian digunakan untuk mencatat semua pengeluaran yang dilakukan perusahaan dalam rangka pembelian barang atau jasa. Pengeluaran ini dapat berupa pembelian bahan baku, alat produksi, barang dagangan, jasa pihak ketiga, dan sebagainya.

Setiap transaksi dalam buku kas pembelian harus mencantumkan data seperti tanggal pembelian, jenis barang atau jasa yang dibeli, jumlah pembayaran, dan metode pembayaran. Buku ini sangat penting dalam memantau total pengeluaran perusahaan serta menjadi dasar untuk menghitung harga pokok penjualan (HPP).

Dengan pencatatan yang baik, perusahaan dapat menghindari kesalahan pencatatan stok, memantau efisiensi pembelanjaan, serta memperkirakan kebutuhan dana untuk pengadaan di masa depan. Buku kas pembelian juga membantu perusahaan dalam menyusun anggaran belanja secara lebih akurat.

6. Buku Kas Investasi

Buku kas investasi digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang berkaitan dengan investasi perusahaan. Investasi yang dimaksud dapat berupa pembelian saham, obligasi, deposito berjangka, hingga instrumen keuangan lainnya.

Setiap entri dalam buku ini mencakup informasi seperti tanggal transaksi, jenis investasi, jumlah dana yang diinvestasikan, metode pembayaran, dan hasil atau imbal hasil investasi (return). Buku ini membantu perusahaan dalam memantau portofolio investasinya dan mengevaluasi kinerja aset yang diinvestasikan.

Selain itu, pencatatan yang akurat dalam buku kas investasi juga dibutuhkan untuk kepentingan audit, pelaporan keuangan, serta perencanaan strategi keuangan jangka panjang. Investasi yang tidak tercatat dengan baik berpotensi menimbulkan risiko kerugian yang tidak teridentifikasi secara dini.

Baca Juga: Kategori Masalah Arus Kas Serta Cara Mengatasinya

Contoh Buku Kas Sederhana dalam Perusahaan

Agar lebih mudah memahami buku kas dalam sebuah perusahaan, berikut adalah contoh sederhana yang bisa Anda pelajari terlebih dahulu:

Contoh Buku Kas Sederhana Perusahaan Teknologi

Berikut adalah contoh Buku Kas Sederhana untuk sebuah perusahaan teknologi dalam format tabel:

Penjelasan Kolom:

• Tanggal: Tanggal terjadinya transaksi.
• Deskripsi: Keterangan mengenai transaksi, seperti penjualan produk atau pembelian barang.
• Pemasukan: Uang yang diterima oleh perusahaan (misalnya dari penjualan produk atau investasi).
• Pengeluaran: Uang yang dikeluarkan untuk biaya operasional, seperti pembelian hardware, gaji, dan biaya pemasaran.
• Saldo: Saldo kas perusahaan setelah transaksi.

Tabel ini membantu perusahaan teknologi untuk memonitor aliran kas yang masuk dan keluar, serta menjaga arus kas tetap sehat.

Contoh Buku Kas Sederhana Perusahaan Manufaktur

Di bawah ini adalah contoh sederhana format Buku Kas untuk perusahaan manufaktur. Contoh ini hanya bersifat ilustratif; Anda dapat menyesuaikannya dengan skema transaksi dan kebutuhan detail perusahaan Anda.

Contoh Format Buku Kas Sederhana

Keterangan Kolom

• Tanggal: Tanggal terjadinya transaksi.
• Keterangan: Deskripsi singkat transaksi (penjualan, pembelian bahan baku, pembayaran gaji, dll.).
• Bukti/Ref: Nomor dokumen pendukung (faktur penjualan, surat jalan, kwitansi, invoice, dsb.).
• Penerimaan (Debit): Jumlah kas yang diterima (bertambah).
• Pengeluaran (Kredit): Jumlah kas yang dikeluarkan (berkurang).
• Saldo: Sisa kas setelah ditambahkan penerimaan atau dikurangi pengeluaran.

Tips Penyusunan Buku Kas dalam Perusahaan Manufaktur

1. Pisahkan Jenis Transaksi
   • Transaksi pembelian bahan baku, pembelian peralatan, dan biaya produksi sering kali membutuhkan catatan detail. Pastikan setiap transaksi memiliki referensi dokumen (PO, invoice) agar mudah dilacak.
2. Perhatikan Siklus Manufaktur
   • Dalam perusahaan manufaktur, arus kas biasanya dipengaruhi oleh waktu pembelian bahan baku, waktu produksi, dan penjualan produk jadi. Atur penjadwalan pemasukan dan pengeluaran agar kas tidak mengalami defisit saat proses produksi berlangsung.
3. Pengendalian Persediaan & Kas
   • Karena pembelian bahan baku cukup signifikan dalam manufaktur, selalu kawinkan pencatatan persediaan dengan Buku Kas. Sehingga Anda bisa mengontrol persediaan sekaligus memantau arus uang yang keluar.
4. Integrasi dengan Laporan Keuangan
   • Hasil rekapitulasi dari Buku Kas bisa digunakan sebagai dasar pembuatan Laporan Arus Kas, Laporan Laba Rugi, hingga Neraca. Pastikan setiap transaksi kas telah disertai dokumen pendukung yang tepat.
5. Rekonsiliasi Rutin
   • Lakukan pengecekan berkala antara Buku Kas, mutasi rekening bank, dan laporan produksi (jika ada) untuk memastikan tidak terjadi selisih data atau potensi kecurangan.

Catatan:

• Besaran angka di atas hanya contoh. Sesuaikan nominal, jenis transaksi, serta frekuensi sesuai dengan skala dan kebutuhan perusahaan Anda.
• Pada perusahaan manufaktur berskala lebih besar, detail transaksi kas dapat dipecah menjadi lebih spesifik, misalnya Buku Kas Produksi, Buku Kas Penjualan, dan Buku Kas Umum (General Cash Book).

Baca Juga: Cara Membuat Catatan Buku Kas Pemasukan dan Pengeluaran

Manfaat Penggunaan Buku Kas

Keberadaan dan penggunaan buku kas dal sebuah perusahaan bisa dibilang sangat penting bagi keberlangsungan operasional bisnis. Hal ini dikarenakan begitu banyaknya manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan sebuah buku kas. Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa Anda peroleh dari penggunaan buku kas utama dan umum dalam perusahaan.

1. Catatan Harian

Sesuai dengan penjelasan di atas, sejatinya bagian terpenting dalam buku kas haruslah dibuat secara berkala. Dengan memiliki buku kas, maka secara bersamaan Anda juga akan memiliki catatan arus keuangan harian yang detail dan terperinci. Dengan begitu akan lebih mudah mengelola catatan penerimaan dan pengeluaran kas setiap harinya.

2. Dasar Kontrol dan Audit

Kita tentu sama-sama memahami bahwa dalam sebuah perusahaan, persoalan terkait koodirnasi dengan tim dengan tim lainnya pasti tak bisa lagi terhindarkan. Dengan adanya buku kas utama atau umum, Anda akan lebih mudah dalam melakukan kontrol arus uang/keuangan.

Anda juga memiliki dasar yang kuat dalam melakukan penyesuaian antara catatan kas dengan kondisi real di lapangan terkait alokasi dana juga sumber pemasukannya.

3. Dasar Penelusuran Kesalahan

Dalam melakukan pencatatan, kesalahan tentu tidak dapat dihindarkan, terlebih lagi jika dilakukan secara manual oleh manusia. Maka di sinilah manfaat dari adanya buku kas dalam perusahaan akan sangat terasa, karena tentu saja akan lebih mudah dalam menemukan letak kesalahan tersebut.

Anda hanya perlu mencocokkan uang kas tunai yang ada dengan catatannya. Kemudian ketika terdapat selisih, maka selanjutnya Anda bisa telusuri tiap transaksi yang ada, hingga nanti akan segera diketahui sumber kesalahannya. Akan lebih baik lagi jika pencatatan dibantu dengan aplikasi akuntansi seperti Mekari Jurnal.

4. Identifikasi Kecurangan

Selain mempermudah dalam menelusuri kesalahan dalam pencatatan, pencatatan kas juga bisa sebagai salah satu bentuk pengaman keuangan perusahaan. Anda bisa mengidentifikasi adanya kecurangan dari laporan pencatatan akuntansi keuangan ini.

Cukup dengan melakukan penyesuaian antara jumlah tunai dengan saldo yang tertera dalam catatan kas, sedikit indikasi kecurangan pasti dapat ditemukan. Untuk memperkuatnya, Anda bisa menganalisa lebih dalam pada setiap transaksinya dan mengecek kesesuaiannya dengan fakta di lapangan.

5. Informasi Kas Tunai Perusahaan

Perusahaan wajib memiliki sumber keuangan yang liquid untuk bisa digunakan bertransaksi sewaktu-waktu dibutuhkan. Sebab itulah, sebuah perusahaan haru dipastikan memiliki uang kas tunai yang memadai sebagai alat atau sumber transaksi.

Manfaat buku kas utama atau umum dalam hal ini adalah untuk membantu Anda lebih mudah mengetahui berapa banyak uang kas tunai yang adalah dimiliki oleh perusahaan. Berdasarkan sebab tersebut, maka pencatatan kas harus dilakukan secara rinci dan berkesinambungan. Anda bisa menggunakan fitur aplikasi kas untuk pekerjaan yang lebih mudah.

Hal ini juga bertujuan agar informasi terkait kas tunai perusahaan senantiasa selalu diperbarui secara berkala, sehingga data yang tersaji dapat dilihat secara real time. Dengan begitu Anda akan lebih mudah mencari solusi ketika uang kas tunai yang dimiliki dianggap kurang memadai, dan harus dicarikan sumber pemasukan untuk bisa menutupi kekurangannya.

Baca juga: Cara Membuat Laporan Arus Kas (Cash Flow Statement)

Gunakan Mekari Jurnal untuk Pembukuan yang Akurat

Bagaimana, sudah paham mengenai apa itu pengertian hingga manfaat buku kas utama atau umum dan pentingnya buku ini di perusahaan adalah seperti apa? Jika ya, sekarang Anda pasti sudah siap memulai usaha dengan pencatatan keuangan yang baik, terperinci dan juga akurat.

Anda bisa menggunakan fitur aplikasi laporan keuangan perusahaan milik Mekari Jurnal untuk mencatat semua transaksi ke dalam buku kas digital, yang nantinya bisa menghasilkan laporan keuangan bagi perusahaan.

Buatlah catatan yang sistematis secara berkala untuk satu periode tertentu. Dengan begitu akan lebih mudah dalam mengontrol juga mengelola arus keuangan agar tidak terjadi kecurangan serta jumlah uang kas yang senantiasa memadai.

Kembangkan bisnis Anda dengan memulai pembukuan yang benar mulai sekarang! Dengan beragam fitur yang diberikan, seperti:

1. Fitur Invoice & Faktur, buat faktur penjualan, pesanan pembelian, dan surat jalan profesional secara otomatis.
2. Laporan cepat & tepat, susun laporan keuangan akuntansi atau finansial dan aktivitas bisnis secara real-time dengan 1-klik.
3. Kontrol stok persediaan, monitor stok serta lakukan stok opname untuk laporan tepat.
4. Kolaborasi real-time, tambah pengguna lainnya untuk performa kerja multi-tasking.
5. Online live chat tiap Saat, hubungi kami kapan saja, tim support kami siap membantu Anda.

Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang!

Catat arus keuangan dengan detail secara berkala, agar kondisi keuangan perusahaan Anda dapat dilakukan perencanaan terbaik bagi periode berikutnya.

Anda bisa menjadikan catatan kas pada periode sebelumnya sebagai bahan evaluasi untuk melakukan upaya penyesuaian arus keuangan.

Semoga bisa berguna untuk Anda yang memerlukannya ya!