5 Alasan Mengapa Offline Meeting Tetap Penting dalam Bisnis

Sebagai seorang pebisnis, Anda pasti sering mengalami jadwal yang padat dan harus menghadiri meeting di waktu yang berdekatan.

Namun sejak adanya pandemi Covid-19, kini kita sudah semakin mengenal dengan yang namanya virtual meeting.

Dengan begitu, adanya virtual meeting telah mengubah cara seseorang dalam melakukan sebuah pertemuan bisnis, menjadi lebih efektif dan efisien.

Karena melalui virtual meeting, seorang pebisnis tidak perlu lagi harus bergegas dari satu kota ke kota lain untuk melakukan pertemuan secara langsung.

Mengapa Offline Meeting Penting untuk Bisnis Anda?

Jika berbicara secara umum, adanya komunikasi online di era digital sekarang ini sangatlah mempermudah semua orang dalam menjangkau kerabat atau keluarga dari tempat yang jauh.

Tetapi jika dilihat dari perspektif bisnis, kemudahan komunikasi secara online ini juga dapat membantu operasional bisnis menjadi lebih efektif. Gak percaya?

Sekarang kita ambil contoh bagi seorang customer service, melalui komunikasi online Anda akan dengan mudah memberikan solusi kepada pelanggan hanya dalam hitungan detik.

Bahkan seorang customer service juga bisa mendapatkan calon customer yang potensial dengan memanfaatkan aplikasi komunikasi tersebut.

Meskipun kini komunikasi secara online merupakan kegiatan yang dianggap efisien, namun sejatinya offline meeting juga tidak dapat diabaikan begitu saja.

Setidaknya ada banyak hal yang bisa Anda dapat jika melakukan sebuah pertemuan secara langsung. Hal ini bisa memiliki dampak yang signifikan pada hubungan bisnis dan transaksi.

Berikut beberapa alasan mengapa offline meeting tetap penting dalam sebuah bisnis:

1. Membangun Kepercayaan

Pertemuan secara langsung akan membangun kepercayaan kedua belah pihak. Anda akan memahami nada suara, cara berpakaian, hingga kekuatan jabat tangan rekan bisnis Anda dengan baik.

Hal tersebut akan memudahkan Anda dalam memutuskan untuk memercayai orang tersebut atau tidak.

Melalui offline meeting, kesepakatan bisnis, perencanaan hingga eksekusi suatu bisnis berjalan lebih optimal.

Dengan adanya offline meeting, Anda jelas akan mendapatkan kenyamanan yang tidak dapat ditemukan ketikan berdiskusi secara .

Sebab online meeting sering kali rentan terhadap koneksi internet buruk, kesalahpahaman dengan aksen, atau kosa kata tertentu yang jarang didengar oleh rekan bisnis.

Dengan kata lain, jika rekan bisnis berada di depan Anda secara langsung, maka kedua belah pihak akan mendengar dengan jelas dan dapat secara langsung meminta klarifikasi jika ada yang tidak dipahami.

Cara menanggapi pertanyaan rekan bisnis juga akan membangun kepercayaan untuk hubungan bisnis yang sukses.

Baca Juga: Strategi Efektif Memabangun Kepercayaan Konsumen

2. Mengungkapkan Diri Anda

Anda mungkin saja memiliki sikap yang santun, ramah dan baik. Namun, rekan bisnis Anda tidak akan mengetahui sikap Anda jika tidak bertemu secara langsung.

Itulah pentingnya sebuah pertemuan secara langsung walaupun rekan bisnis Anda berada di luar negeri maupun luar kota.

Cara efektif untuk mengungkapkan diri Anda yang sebenarnya adalah dengan melakukan sebuah pertemuan bisnis secara langsung/offline.

Karena dengan begitu Anda dapat melakukan sesuatu untuk membantu rekan bisnis Anda mencapai tujuan dan keputusan yang tepat untuk berbisnis dengan Anda.

Karena bagaimanapun, offline meeting memungkinkan Anda untuk mengetahui kepribadian satu sama lain secara langsung.

3. Komunikasi Non-Verbal

Setelah mengenal rekan bisnis dengan baik, dengan adanya pertemuan langsung juga dapat membantu Anda memahami satu sama lain.

Ada banyak hal yang tidak diucapkan dan terlihat ketika online meeting, namun memiliki banyak makna yang tersirat yang dapat ditangkap ketika offline meeting.

Misalnya sebuah senyuman, alis terangkat, sentuhan ringan di tangan, dan tangan di bawah dagu, itu semua memiliki makna non-verbal.

Oleh karena itu, Anda dapat menilai dan mengambil keputusan yang tepat setelah mengetahui komunikasi non-verbal lawan bicara.

Baca Juga: Peran Komunikasi dalam Keberhasilan Bisnis, Seberapa Penting?

4. Membangun Hubungan Baik

Berinteraksi secara langsung juga akan memperluas relasi Anda dan membangun pengalaman bersama.

Biasanya jika Anda menunjukkan keramahan, maka orang-orang yang Anda temui akan mencontoh perilaku yang sama.

Misalnya, jika Anda menawarkan minum kepada rekan bisnis Anda, maka respon lawan bicara Anda yaitu tersenyum dan mengucapkan terima kasih.

Hal tersebut tentu akan membangun hubungan dengan cepat dan efektif, dengan begitu hubungan bisnis Anda meningkat dan berkembang.

5. Meningkatkan Produktivitas

Berbagi informasi penting selama pertemuan berlangsung memberikan kesempatan bagi Anda untuk melakukan brainstorming atas tugas tanpa batasan waktu.

Pertemuan juga dapat mendemonstrasikan masalah juga pemecahan masalah secara langsung. Hal ini akan meningkatkan produktivitas Anda juga perusahaan.

Baca Juga: 5 Tips Efektif Meningkatkan Produktivitas Karyawan Anda

Langkah Membuat Pertemuan Menjadi Efektif

Untuk menjadikan pertemuan Anda lebih efektif, ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu:

1. Siapkan Materi Presentasi

Sebagai pihak penyelenggara pertemuan, Anda harus menentukan dan menyiapkan topik dan materi yang akan disampaikan.

Buatlah materi dengan beberapa slide presentasi yang menarik dan ringkas. Dengan begitu, Anda akan membawa pertemuan tersebut menjadi pertemuan yang produktif, dan tidak membosankan rekan bisnis.

2. Buat Agenda Pertemuan

Anda perlu memiliki fokus dalam setiap pertemuan bisnis, agar Anda dapat mencapai tujuan bersama dalam waktu yang efisien.

Dalam setiap pertemuan, usahakan Anda dan tim menghindari untuk membicarakan hal-hal yang tidak ada dalam agenda yang telah ditetapkan.

Anda juga dapat menentukan lama waktu pertemuan dalam agenda tersebut, sehingga pertemuan bisnis berjalan dengan fokus.

3. Adakan Pertemuan Di Luar Kantor

Mengadakan pertemuan bisnis di ruangan kantor adalah rutinitas yang membosankan. Lokasi yang hanya itu-itu saja sering kali membuat kita jenuh bahkan ide-ide tidak dapat datang secara cepat.

Untuk mengadakan pertemuan bisnis, Anda bisa memilih lokasi di luar kantor untuk menyegarkan pikiran dan menambah semangat tim.

Misalnya, di restoran yang tidak terlalu ramai dan memiliki tampilan unik, hal ini dapat memberi perasaan senang pada rekan bisnis.

4. Batasi Anggota Pertemuan

Terlalu banyak orang yang berpartisipasi dalam offline meeting Anda tentu juga tidak akan efektif, karena terlalu ramai dan memakan banyak tempat.

Sebaiknya dalam offline meeting, Anda hanya mengundang orang-orang yang memang berkaitan dengan agenda yang telah Anda tetapkan saja. 

Maka hal tersebut akan meningkatkan kontribusi penyampaian ide tiap anggota rapat.

5. Jangan Datang Terlambat

Menghadirkan pertemuan bisnis dengan tepat waktu mencerminkan bahwa Anda menghargai waktu, dan hormat kepada rekan bisnis.

Jika dari kedua belah pihak tepat waktu, maka pertemuan akan berakhir tepat waktu juga. Dengan begitu, Anda dapat menyelesaikan pekerjaan lainnya. 

Jangan sampai waktu Anda terbuang sia-sia hanya untuk menunggu orang lain datang. Maka, pastikan semua orang datang tepat waktu bahkan hadir 5 menit pertemuan dimulai.

6. Akhiri dengan Kesepakatan yang Jelas

Sebelum Anda mengakhiri pertemuan bisnis, pastikan semua hal telah dirangkum untuk menetapkan tindakan yang perlu dilakukan secepatnya.

Hindari ketidakpastian saat mengakhiri meeting yang menyebabkan Anda harus mengadakan pertemuan bisnis lagi untuk membicarakan hal yang sama.

Maka, sebelum pertemuan diakhiri, pastikan semua hal sudah deal dan bisa diimplementasikan bersama.

Manfaatkan Mekari Jurnal untuk Permudah Operasional Bisnis Anda

Itulah beberapa alasan penting dari sebuah offline meeting yang wajib Anda ketahui dalam era serba digital ini.

Selain dapat membangun hubungan yang baik, offline meeting juga dapat meningkatkan produktivitas bagi tim maupun perusahaan.

Komunikasi secara virtual memang memiliki kemudahan namun tidak dapat berfungsi untuk memiliki koneksi pribadi dengan rekan bisnis.

Dengan adanya pertemuan secara langsung akan mengurangi kesalahpahaman, dan memberi Anda kesempatan untuk membangun kepercayaan.

Selain merencanakan meeting untuk mengembangkan bisnis, Anda juga perlu merencanakan pengelolaan operasional keuangan bisnis dengan baik.

Mekari Jurnal adalah aplikasi akuntansi online, yang dapat memberikan kemudahan dalam mengelola keuangan bisnis Anda.

Mekari Jurnal juga bisa membantu Anda dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan secara instan dan realtime.

Info lebih lanjut mengenai Mekari Jurnal dan fiturnya melalui website dan media sosial kami.