Sebagai kafe yang menyajikan berbagai varian menu, Hvbitat Cafe yang berdiri sejak bulan Juli 2024 mencari solusi terintegrasi untuk mengelola operasional bisnis serta keuangan secara efektif. Setelah mengandalkan proses manual yang sangat memakan waktu, Hvbitat Cafe beralih ke software Mekari Jurnal untuk efisiensikan waktu dan operasional secara signifikan dengan automasi laporan keuangan, pemantauan stok dan inventori secara real-time, hingga fitur product bundling yang fleksibel. Tantangan bisnis Menjalankan operasional bisnis F&B dengan menu yang bervariasi bukanlah hal yang mudah. Hvbitat Cafe mengalami tantangan dalam mengelola bisnisnya, terutama dengan mengandalkan proses manual serta sistem yang tidak mendukung integrasi. Dengan banyaknya bahan baku yang harus dibeli, perencanaan pembelian sulit untuk dilakukan sebab proses manual tidak mendukung adanya alur permintaan pembelian (purchase request) sebelum pembayaran pembelian (purchase payment). Pergerakan dan perencanaan stok sulit untuk dipantau, rekonsiliasi juga kompleks untuk dilakukan. Seluruh proses manual melalui spreadsheet untuk mendokumentasi, memantau, dan membuat laporan juga sangat memakan waktu dan tidak praktis. Akibatnya, laporan keuangan bulanan baru bisa diselesaikan beberapa minggu setelah bulan tersebut berlalu, sehingga Hvbitat Cafe tidak dapat memantau keuangan dan operasionalnya secara real-time. Hal tersebut kemudian mempersulit Hvbitat Cafe untuk membuat keputusan bisnis yang tepat dengan cepat demi memastikan lancarnya operasional dan kesehatan keuangan bisnis. Mekari sebagai solusi Hvbitat Cafe mulai mengimplementasikan Mekari Jurnal sejak bulan Januari 2025. Dalam hitungan bulan, Hvbitat Cafe merasakan banyak manfaat yang didapatkan dari integrasi Mekari Jurnal ke dalam proses bisnisnya. Salah satu fitur yang sangat membantu Annisa Gifi selaku Culture & Business Growth Lead adalah terkait manajemen stok. Dengan fitur manajemen inventori Mekari Jurnal, Annisa Gifi, yang juga biasa dipanggil Keke, bisa memantau dan merencanakan stok secara akurat dan terukur untuk membantu manajemen bisnis F&B secara lebih mudah. Automasi Mekari Jurnal mempermudah pekerjaan Keke untuk menghitung, merekap, dan melihat pergerakan stok secara real-time. Selain itu, Mekari Jurnal juga mencatat seluruh jejak dan riwayat perubahan untuk memastikan transparansi saat berkolaborasi antartim. Fitur purchase-to-pay Mekari Jurnal pun mempermudah operasional Hvbitat Cafe. Dengan visibilitas 360 terhadap keuangannya, Hvbitat Cafe dapat membuat keputusan pembelian dengan lebih baik dan tepat. Keke dapat merencanakan pembelian lebih baik dengan pelacakan dan peninjauan pengajuan pembelian yang datang dari tim purchasing, seperti misalnya untuk membeli stok bahan baku, kebutuhan dapur, hingga dekorasi musiman, semua dalam satu platform Mekari Jurnal. Integrasi Mekari Jurnal dengan sistem POS juga memungkinkan Hvbitat Cafe untuk sinkronisasikan data bisnis dengan sistem iSeller yang telah digunakan. Dengan integrasi POS, pelanggan dapat memesan menu Hvbitat Cafe melalui GoFood dan GrabFood, lalu sistem akan secara otomatis memotong stok yang sesuai dengan product bundling di Mekari Jurnal, dan mengirimkan live update mengenai stok harian. Di samping itu, fitur product bundling mempermudah Hvbitat Cafe untuk melacak pergerakan stok dari menu kombo. Fitur ini juga memungkinkan Keke untuk menambahkan dan mengatur menu kombo Hvbitat Cafe secara fleksibel kapan pun, sehingga dapat memenuhi kebutuhan usaha F&B yang memiliki berbagai menu musiman sesuai campaign yang sedang dijalankan. Pembuatan laporan keuangan kini menjadi lebih mudah dan simpel. Mekari Jurnal mendukung pembuatan laporan laba-rugi, laporan stok, dan banyak laporan lainnya secara otomatis. Akurasi data dan perhitungan juga memudahkan Keke untuk mengeliminasi terjadinya kesalahan dan memperkecil margin of error. “Aku nggak perlu susah-susah bikin (laporan). Tinggal memastikan semua data yang terinput sudah benar sebelum generate laporannya. Jauh lebih simpel dibandingkan Excel,” ujar Keke. Hasil Implementasi Mekari Jurnal dalam proses bisnis Hvbitat Cafe mendorong peningkatan efisiensi yang signifikan, terutama dengan manajemen stok secara real-time, automasi laporan keuangan, serta integrasi sistem POS. Mekari Jurnal memangkas waktu pembuatan laporan keuangan 14x lebih cepat Automasi Mekari Jurnal memungkinkan Hvbitat Cafe untuk membuat berbagai laporan keuangan secara lebih optimal dan memangkas waktu hingga 14x lebih cepat. Sebelumnya, Keke membutuhkan waktu mingguan untuk membuat laporan keuangan bulanan. Dengan Mekari Jurnal, kini pencatatan dan laporan keuangan bisa didapatkan hanya dalam waktu 1-2 hari saja. Laporan keuangan yang tersinkronisasi juga memastikan data yang dihasilkan akurat dan aktual. Mekari Jurnal meningkatkan produktivitas karyawan hingga 78% Dengan dukungan Mekari Jurnal, Keke dapat mengalokasikan jam kerjanya lebih baik agar bisa fokus pada pekerjaan yang lebih strategis. Sebelum menggunakan Mekari Jurnal, Keke membutuhkan waktu paling tidak satu hari penuh untuk mengelola operasional serta keuangan Hvbitat Cafe. Dengan adanya automasi berbagai fitur Mekari Jurnal, kini Keke dapat lebih mudah untuk memantau dan mengelola bisnis Hvbitat Cafe hanya selama 2-3 jam saja dalam satu hari. Sehingga, Keke dapat menghemat waktunya hingga 4,5x lipat. Mekari Jurnal di mata Hvbitat Cafe Setelah menggunakan Mekari Jurnal, Keke mengalami peningkatan signifikan pada manajemen operasional dan keuangan bisnis Hvbitat Cafe. Ia juga sering merekomendasikan software Mekari Jurnal seperti fitur product bundling kepada teman-temannya sesama pelaku bisnis di industri F&B. Pada saat implementasi, Keke juga merasa sangat terbantu dengan layanan pelanggan Mekari Jurnal yang informatif dan responsif. “Aku suka ketika suatu produk punya customer service yang excellent. Dalam hal itu, aku merekomendasikan Mekari Jurnal karena dari segi (customer) service sangat membantu,” ucap Keke.
